Руководства, Инструкции, Бланки

Приказ Образец Об Утверждении Номенклатуры Дел

Рейтинг: 4.6/5.0 (51 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допустимо утверждать двумя путями – приказ руководителя либо проставление грифа непосредственно на самой номенклатуре. Приказ составляется в том случае, если есть необходимость администрирования для организации делопроизводства – составление предписаний, установление конкретных сроков, дача разъяснений и пр. Особенно актуально и необходимо это в случае, когда могут возникнуть внеплановые ситуации. К примеру, составление номенклатуры дел заново при изменении ее структуры, которое может произойти в любое время.

Второй способ (проставление грифа) гораздо проще и, если вы уверены в надежности коллег, их исполнительности, осведомленности об основных требованиях делопроизводства, лучше выбрать его.

Существует два варианта формулировки приказа:
  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел » – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел », при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

ЗАО «Летящая стрела»

ПРИКАЗ

"11" ноября 2014 г. № 91

Об утверждении проекта номенклатуры дел на 2015 год

На основании приказа ЗАО «Летящая стрела» от 27.10.2014 № 66 «Об утверждении структуры организации и ее штатного расписания» и внесением корректив в функции его отделов

п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел общества на 2015 год, прилагаемую к данному приказу, и ввести в действие с 01 января 2015.
  2. Заместителю генерального директора (Кружкину А.П.) направить в отделы общества выписки из соответствующих направлению их деятельности разделов номенклатуры дел для последующего применения в работе.
  3. Руководителям отделов обеспечить формирование и оформление дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.
  4. Приказ общества от (НОМЕР И ДАТА) «(НАЗВАНИЕ ПРИКАЗА)» признать утратившим силу.
  5. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением данного приказа возложить на главного инженера А.Я.Петрушина.
Еще один вариант формулировки:

в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией

п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
  2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

приказ образец об утверждении номенклатуры дел:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

    Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме Приложение на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учреждения).

    Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

    Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

    Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

    При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

    Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

    После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

    Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

    В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

    Требования к заполнению формы номенклатуры дел

    Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

    Номенклатура содержит в себе пять граф:

    Графа первая – «Индекс дела».

    Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06–02.

    06 – индекс факультета (структурное подразделение Академии).

    02 – Приказы ректора Академии по основной деятельности. (Копии).

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

    Формат А4 (210х297 мм)

    Рисунок 7.3. Примерный вид номенклатуры дел

    Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».

    В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

    Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

    Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».

    Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей).

    Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и
    № статей по перечню».

    Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение.

    Графа пятая – «Примечание».

    Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе.

    В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

    Протокол экспертной комиссии по номенклатуре дел образец - Комиссия и ее документы - Каталог образцов - Образец документа

    Документирование деятельности экспертной комиссии в организации

    Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н. доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

    Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

    План работы экспертной комиссии

    Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, План работы экспертной комиссиипо проверке состояния документационного обеспечения управления на 20&hellip год .

    Скачать пример общего плана можно здесь .

    Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее - по необходимости.

    Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

    Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

    Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

  • акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
  • акты о неисправимых повреждениях документов.

    Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

    На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

    Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

    Протокол заседания ЭК

    Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

    Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь .

    Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

    В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

    Проведение экспертизы ценности документов

    Е.А. Кошелева, зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

    Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

    В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

    Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    Состав экспертной комиссии

    Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

    Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    Задачи и функции ЭК

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

    Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1]
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

    Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

    Отбор документов на хранение

    При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

    Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

    Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

    В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

    При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

    Отбор документов к уничтожению

    Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

    В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

    Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

    Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

    Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

    Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

    Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

    О создании постоянно действующей экспертной комиссии

    В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

    1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

    Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

    Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

    Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

    Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

    Попова Е.В. – заместитель начальника

    отдела бухгалтерского учета и отчетности

    Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

    Председатель комиссии – Попов И.В. заместитель генерального директора

    Секретарь – Полунина Е.Ф. старший менеджер.

    Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

    Гусев С.И. – старший менеджер

    Петухова И.С. – ответственный за архив

    1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

    Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

    2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

    Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

    И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

    Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

    И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

    Каримов И.В. Гусев С.И. Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

    Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

    Председатель Попов И.В. Попов

    Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

    Протокол заседания экспертной комиссии

    Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки. Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам.

    Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии.

    УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОНСЕРВНЫХ БАНОК ПО ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ

    (УФС по РИКБ по Липецкой области)

    Образец приказа о создании экспертной комиссии

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

    Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

    Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

    Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

    По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ - 8(495)506-13-7 9

    ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ

    Об утверждении Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений и Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений

    Текст документа по состоянию на июль 2011 года

    Страница 2 из 2

    МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

    Примерная номенклатура носит рекомендательный характер и может служить методическим пособием для разработки индивидуальной номенклатуры с отражением в ней специфики формирования дел конкретного профтехучилища.

    При разработке Примерной номенклатуры дел особое внимание уделено определению сроков хранения.

    При определении сроков хранения дел за основу был принят "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов" (М. ГАУ при СМ СССР, 1977).

    Сроки хранения подавляющего большинства дел Примерной номенклатуры дел профессионально-технических учебных заведений определены согласно графе 4 Перечня типовых документальных материалов. Сроки хранения некоторых дел, не указанных в данном Перечне, определены исходя из научно-практической ценности документов.

    Исчисление сроков хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом окончания дел, законченных делопроизводством. Например, для дел, законченных делопроизводством в 1980 г. исчисление срока хранения начинается с 1 января 1981 г.

    Продолжительность хранения документов по личному составу равна разности предельного срока хранения 75 лет и возраста (в.) данного лица к моменту окончания дела ("75 л.-в.").

    Руководящие и инструктивные документы хранятся до замены новыми.

    Невостребованные трудовые книжки работников училища и подлинные личные документы хранятся до востребования, но не менее 50 лет после ухода работников с работы.

    Дела, для которых вместе со сроками хранения проставлена отметка ЭК, тщательно просматриваются экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. При этом экспертная комиссия должна продлить сроки хранения документов, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Документы, не подлежащие дальнейшему хранению, включаются в акт на уничтожение и уничтожаются после утверждения этого акта. Личные дела работников училища просматриваются экспертной комиссией и отбираются на постоянное хранение по согласованию с архивным органом.

    При установлении сроков хранения дел в индивидуальных номенклатурах училищ отметка ЭК переносится из Примерной номенклатуры. Снятие этой отметки запрещается.

    Если профтехучилищу предписано местным архивным органом сдавать документы в государственный архив, оно обязано:

    а) согласовать индивидуальную номенклатуру дел с этим архивом

    б) в индивидуальной номенклатуре дел училища срок хранения установить "постоянно" для тех дел, которые будут соответствовать номерам дел Примерной номенклатуры под индексами: 01-04, 01-05, 01-09, 01-10, 01-11, 01-12, 01-14, 01-27, 01-32 02-03, 02-05, 02-09, 02-10, 02-11, 02-16 03-01, 03-07, 03-08, 03-10 04-01, 04-10 05-01, 05-10 06-10, 06-11 07-06, 07-10 08-04 09-03, 09-05, 09-06 11-02, 11-03, 11-04, 11-07, 11-08

    в) при необходимости изменение сроков хранения дел согласовать с данным архивом.

    Профтехучилища, не сдающие дела в государственный архив, согласовывают свои индивидуальные номенклатуры дел, а также необходимые изменения сроков хранения дел с канцелярией местного управления профтехобразования.

    При разработке индивидуальной номенклатуры дел каждого профтехучилища с использованием Примерной номенклатуры необходимо соблюдать, кроме перечисленных выше, следующие положения:

    1. Индивидуальная номенклатура дел учебного заведения профтехобразования оформляется в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), Методическими рекомендациями по практическому ее применению (М. ГАУ при СМ СССР, 1974), ГОСТами 6.38-72 и 6.39-72, Методическими указаниями по их внедрению (М. Госкомитет стандартов СМ СССР, 1973) и данной Примерной номенклатурой дел профессионально-технических учебных заведений.

    2. Форма индивидуальной номенклатуры предусматривается в соответствии с приложением 16 Единой государственной системы делопроизводства.

    3. Составление индивидуальной номенклатуры осуществляется по разделам, отражающим основные направления деятельности училища.

    4. В индивидуальную номенклатуру дел училища не следует переносить из Примерной номенклатуры названия тех дел, которые в данном училище не ведутся, и можно вносить при необходимости дополнительные дела, не указанные в Примерной номенклатуре.

    5. Каждому делу номенклатуры училища присваивается постоянный цифровой индекс, состоящий из двухзначного номерного обозначения раздела номенклатуры и - через дефис - двухзначного порядкового номера дела. Например, раздел "Производственное обучение" обозначен цифровым индексом 05. Следовательно, его первому делу присваивается индекс "05-01", а десятому - "05-10".

    6. Установленные в Примерной номенклатуре сроки хранения дел являются обязательными для всех профессионально-технических учебных заведений и проставляются без изменения в индивидуальные номенклатуры дел профтехучилищ при их составлении.

    7. При формировании дел училища не рекомендуется, для сокращения их количества, группировать различные по содержанию документы в одно дело, так как они, как правило, имеют разные сроки хранения. Но однохарактерные документы с одинаковыми сроками хранения могут быть объединены в одно дело в целях его лучшего наполнения.

    Документы внутри дел располагаются в хронологическом порядке.

    8. В конце каждого раздела индивидуальной номенклатуры дел училища указываются 2 - 3 свободных номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

    9. Составленная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и председателем экспертной комиссии профтехучилища затем она согласовывается с ЭПК архивного органа или канцелярией местного управления профтехобразования и утверждается директором училища.

    10. Утвержденная номенклатура дел училища действует в течение ряда лет. Она пересоставляется и переутверждается только после коренного изменения функций и структуры учебного заведения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел училища в конце каждого года уточняется. После внесения в нее текущих изменений она ежегодно перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года.

    11. В конце каждого календарного года в номенклатуру дел училища вносится итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, об их численности в соответствии со сроками хранения: постоянным, долговременным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет).

    При оформлении индивидуальной номенклатуры дел в графе 3 проставляется количество томов, заведенных в течение года по каждому наименованию дел. Если дело, предусмотренное номенклатурой, не заведено, в графе 4 пишется "Дело не заведено". В графе "Примечания" отмечается, какие дела переходят на следующий год.

    12. Экземпляры номенклатуры дел училища за каждый год хранятся в специальном деле первого раздела номенклатуры.

    13. Законченные делопроизводством дела в течение 1 - 2 лет хранятся как справочный материал, а затем просматриваются постоянно действующей экспертной комиссией училища и передаются на хранение в архив учебного заведения или в государственный архив либо на уничтожение, о чем делается отметка в номенклатуре дел.

    Приказом Госпрофобра СССР

    от 27 мая 1981 г. N 80

    ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ <*>

    <*> В дальнейшем именуется "училище".

    1. Общие положения

    1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на архивное хранение и к уничтожению в каждом училище создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

    1.2. Экспертная комиссия назначается приказом директора училища в составе 3 - 5 человек. Председателем ее назначается один из заместителей директора училища или заведующий учебной частью по общеобразовательным дисциплинам. В состав комиссии включаются: старший мастер, старший библиотекарь, секретарь-машинистка и секретарь учебной части (диспетчер), а в училищах, сдающих документы на хранение в государственный архив, - также представитель местного государственного архива.

    Обязанности секретаря экспертной комиссии возлагаются на работника, ответственного за работу архива училища.

    1.3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Основными правилами постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (М. ГАУ при СМ СССР, 1966), Положением о Государственном архивном фонде СССР, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, приказами и инструкциями Государственного комитета СССР и государственного комитета союзной республики по профтехобразованию, а также местного управления профтехобразования, указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, соответствующих республиканских и местных архивных учреждений, типовыми и ведомственными перечнями документальных материалов с указанием сроков их хранения и настоящим Положением.

    1.4. Экспертная комиссия училища является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором училища или после одобрения экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения.

    2. Функции экспертной комиссии

    Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

    2.1. Ежегодно организует совместно с делопроизводственной службой и архивом отбор документов на хранение и к уничтожению. При этом основное внимание экспертная комиссия уделяет отбору документов постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет).

    2.2. Рассматривает графики передачи документов на хранение в архив училища и в государственный архив (по согласованию с ними) и представляет их на утверждение директору училища.

    2.3. Рассматривает описи дел на документы постоянного хранения и по личному составу, находящиеся в архиве училища и подлежащие передаче в государственный архив, и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии местного архивного учреждения.

    2.4. Рассматривает акты о выделении к уничтожению документов училища, не подлежащих дальнейшему хранению.

    2.5. Рассматривает предложения об изменении установленных сроков хранения отдельных категорий документов и представляет их на утверждение в архивное учреждение.

    2.6. Участвует в подготовке проектов номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел училища, инструкций по организации делопроизводства и архива училища и рассматривает их.

    2.7. Проводит инструктажи и консультации работников училища по методике отбора документов на хранение и к уничтожению.

    3. Организация работы экспертной комиссии

    3.1. Экспертная комиссия училища работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией местного архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

    3.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному директором училища, и отчитывается перед ним о своей работе.

    3.3. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

    3.4. Заседания экспертной комиссии протоколируются протокол подписывается председателем и секретарем комиссии, утверждается директором училища.

    3.5. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорный вопрос разрешается директором училища или выносится на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Особое мнение членов комиссии отражается в протоколе.

    Обязательному утверждению местным архивным учреждением подлежат: решения экспертной комиссии об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, Примерной номенклатурой дел предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и Примерной номенклатурой дел.

    3.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

    3.7. Экспертная комиссия систематически информирует директора училища о своей деятельности.

    4. Права экспертной комиссии

    Экспертной комиссии предоставляется право:

    4.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания работникам училища по вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, их технической обработки и передачи дел в архив училища.

    4.2. Требовать от руководителей подразделений розыска недостающих дел, подлежащих передаче в государственный архив, и представления письменного объяснения в случае их отсутствия.

    4.3. Заслушивать на своих заседаниях информации работников делопроизводства о состоянии учета и сохранности дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

    4.4. Запрашивать от работников училища сведения, необходимые для определения ценности разработанных ими документов.

    4.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии для консультаций квалифицированных специалистов органов профтехобразования и работников местного архивного учреждения.

    4.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства и архива училища.

    Настоящее Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии профессионально-технических учебных заведений составлено лабораторией научных основ управления ВНИИпрофтехобразования на основе Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, утвержденного Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 18 мая 1977 г. N 97.