Руководства, Инструкции, Бланки

Номенклатура Дел Бухгалтерии На 2016 Год Образец

Рейтинг: 4.6/5.0 (21 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Номенклатура дел бухгалтерии \ Консультант Плюс

Номенклатура дел бухгалтерии

Подборка наиболее важных документов по запросу Номенклатура дел бухгалтерии (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Номенклатура дел бухгалтерии

"Основные Правила работы архивов организаций"
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Номенклатура дел бухгалтерии

Типовая ситуация: Как разработать номенклатуру дел бухгалтерии?
(Издательство "Главная книга", 2016)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

"Основы экономики автомобильного транспорта: Учебное пособие"
(Матанцева О.Ю.)
("Юстицинформ", 2015) В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" и в ПБУ 1/98 содержится перечень документов, которые составляют комплект учетной политики: положение об учетной политике; рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности; форма бухгалтерского учета; формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; порядок проведения инвентаризации и методы оценки имущества и обязательств; правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок и правила внутреннего контроля за хозяйственными операциями; положение о бухгалтерской службе, должностные инструкции работников учета; номенклатура дел бухгалтерии; классификатор нормативных актов по бухгалтерскому учету.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

номенклатура дел бухгалтерии на 2016 год образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?

    Проверьте установленные у вас сроки выплаты зарплаты

    C 03.10.2016 все работодатели обязаны установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре даты выплаты зарплаты не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

    ФНС определилась с заполнением поля 107 платежки по НДФЛ

    Перечисляя, например, НДФЛ с отпускных и больничных, поле 107 платежного поручения налоговые агенты должны заполнять в формате «МС.ХХ.ХХХХ».

    Работнику-нерезиденту запрещено выплачивать зарплату наличными

    Валютный закон содержит закрытый перечень операций, разрешенных проводить организации-резиденту РФ без использования банковского счета (ч.2 ст.14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ ). И выплата зарплаты нерезиденту в этом перечне не поименована.

    Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

    Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон.

    INSERT INTO jos_stat_site(newsid, user_index, stat_date, stat_type) VALUES("4863","19630953","2016-09-28","2")

    Страховые взносы по «обособкам» в 2017 году: как платить

    С 2017 года администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. В связи с этим порядок уплаты взносов частично изменится, в т.ч. новшества коснутся организаций, открывших обособленные подразделения.

    НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу: позиция изменилась

    С 2016 года облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении беспроцентного займа определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор. И раньше Минфин считал, что за периоды до 2016 года такой доход надо признать на 31.01.2016 г. Но сейчас все изменилось.

    Запоздали с уплатой налога на один день: будут ли пени

    Ни для кого не секрет, что плательщики, не вовремя уплачивающие налоги, должны перечислить в бюджет еще и сумму пени. Но возникает ли такая обязанность у тех, кто уже на следующий день после установленного срока исполнил свою обязанность по уплате налога?

    КАК РАЗРАБОТАТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ?

    Номенклатура дел - это перечень заголовков (названий) дел, т.е. папок, в которые собраны документы определенного вида (например, товарные накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.п.), с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел нужна для того, чтобы обеспечить сохранность документов и быстроту их поиска п. п. 2.2. 4.14. 4.15. 4.17 Правил хранения документов, п. 3 Информации Минфина N ПЗ-13/2015 .

    Номенклатура дел бухгалтерии организации должна охватывать все документы, используемые ею для ведения учета и составления бухгалтерской, налоговой отчетности и отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды. В номенклатуру включаются документы, и созданные в самой организации (внутренние и исходящие документы), и полученные от других лиц (входящие документы) п. 3.2.5.4 Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ) .

    Если ваша бухгалтерия занимается не только бухгалтерским и налоговым учетом, но и кадровой работой, то номенклатура дел будет включать в себя и кадровые документы.

    Чтобы разработать и утвердить номенклатуру дел, действуйте так.

    1. Определите перечень видов документов, которые составляются, используются и хранятся в бухгалтерии.

    2. Сформулируйте заголовки (названия) дел.

    Заголовок дела - это описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Как правило, он включает в себя общее наименование документов, хранящихся в деле, их вид (например, входящие или исходящие), а также период их составления или получения (кроме дел с документами, которые составляются редко или используются более года, - так называемые переходящие дела).

    Для краткого обозначения дела ему можно присвоить индекс (цифровой или буквенно-цифровой) п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст .

    Вместе с тем для удобства надпись на папке с документами может отличаться от заголовка дела и индекса. Например, заголовок дела со счетами-фактурами, выставленными при отгрузке товаров (работ, услуг) в 2016 г. может быть таким: "Счета-фактуры, выставленные при отгрузке в 2016 г.", а индекс - "СФ исх. отгр. 2016". Но если организация составляет много счетов-фактур, то на папках можно написать: "СФ выст. 2016 - I кв.", "СФ выст. 2016 - II кв." и т.д.

    3. Определите сроки хранения дел. При этом документы, имеющие разные сроки хранения, лучше держать в разных папках.

    4. Составьте номенклатуру дел и утвердите ее приказом руководителя организации.

    Номенклатура дел составляется ежегодно - на каждый следующий год. При появлении новых наименований дел ее нужно дополнить приказом руководителя организации.

    Если характер деятельности вашей организации не меняется, то номенклатура, которую вы будете утверждать на следующий год, может быть такой же, которую вы применяли в текущем году п. 3.2.5.5 ГСДОУ .

    Обычно номенклатура дел - это таблица, содержащая пять граф:

    2) заголовок. В ней указывается полный заголовок дела;

    3) количество дел. Эта графа должна заполняться только в конце года, когда станет известно точное количество папок с соответствующими документами, заведенных за год п. 3.2.5.6 ГСДОУ ;

    4) срок хранения дела. Можно указать просто срок в годах: 4 года, 5 лет и т.д. Но удобнее проставлять дату, до которой должно храниться конкретное дело. Дополнительно в этой графе можно указать номера статей по Перечню или другому НПА, которым установлен срок хранения документов;

    5) примечания. В этой графе делаются отметки о передаче дела в архив, об уничтожении документов при истечении сроков хранения, о переходе дела на следующий год и т.п. Если из общего срока хранения, установленного для находящихся в деле документов, для каких-то из них предусмотрены исключения, то в этой графе следует указать, в каких случаях применяются специальные сроки хранения.

    Пример. Номенклатура дел бухгалтерии (фрагмент)

    Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец (2016)

    Приказ об утверждении номенклатуры дел - образец (2016)

    Приказ об утверждении номенклатуры дел - образецего может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

    Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

    В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

    • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
    • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

    Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

    • классификацию документов по срокам хранения;
    • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

    Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

    Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

    • собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
    • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

    Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

    Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

    Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

    • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
    • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
    • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

    Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

    Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

    В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

    • оформления на общем бланке;
    • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
    • одобрения экспертной комиссии;
    • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
    • утверждения руководителем фирмы.

    Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

    Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

    Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

    Итоги

    Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

    Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

    Скачать образец сводной номенклатуры дел

    Сводная номенклатура дел образец бланк

    На сегодняшний день, когда все виды работ в организациях подвергаются постоянным и значительным изменениям, а документация нуждается в строгой классификации и упорядоченности, возникает необходимость в модернизации ведения делопроизводства.

    Достаточно эффективным средством для этого является сводная номенклатура дел, которая представляет собой документ, включающий в себя список всех деятельностей предприятия, надлежащих к выполнению в предстоящем году.

    Номенклатура дел составляется на специальном бланке, в котором каждый раздел печатается на отдельном листе.

    Сущность номенклатуры дел

    Результативность работы предприятия напрямую зависит от ее структурированности и подчинения необходимым условиям, одним из которых и является сводная номенклатура дел.

    Перед тем, как приступить к ее составлению, нужно тщательно изучить содержание всех документов по текущим (завершенным и незавершенным) делам организации.

    Существует три разновидности номенклатуры дел:

    1. Типовая – определяет состав дел всех однотипных организаций и носит нормативный характер.
    2. Примерная – отражает примерный список дел в организациях, не имеющих четкую структуру.
    3. Индивидуальная – оформляется в частном порядке, однако с соблюдением всех необходимых последовательностей.

    Содержание номенклатуры дел

    В состав сводной номенклатуры должны входить: названия всех действующих подразделений учреждения (например, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), штатное расписание должностных лиц, заголовки дел с указанием их временных рамок и примечания (в них обычно записываются сведения о различных несанкционированных событиях применительно к делам – уничтожение, передача другим лицам и т.д.).

    Каждый пункт заносится в специальную графу в таблице, которая служит основой для сводной номенклатуры дел.

    В конце документа должна присутствовать итоговая запись, которая по сути является кратким списком всех заведенных в текущем году дел (временных и постоянных).

    Эти сведения затем передаются либо в государственное архивное учреждение, либо поступают в собственный архив организации.

    Составленная номенклатура дел должна быть подписана и утверждена руководителем. Срок ее хранения составляет пять лет, но лишь в случае, если за это время ни одна из функций или деятельностей организации не подвергалась изменениям.

    Однако, в конце делопроизводственного года, необходимо проверить документ, если нужно, внести уточнения и заново перепечатать.

    Ниже расположен типовой бланк и образец сводной номенклатуры дел, вариант которого можно скачать бесплатно.

    Типовая номенклатура дел общеобразовательных учреждений

    Номенклатура дел на 2016 год - бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

    Номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год— это документ, содержащий список дел, которые образуются в процессе деятельности организации, с указанием срока их сохранности. Как его составить для образовательного учреждения, какие сведения в нем должны быть отражены, какие требования предъявляются к его оформлению, расскажем в нашей статье.

    Документы для скачивания

    Образец заполнения номенклатуры образовательного учреждения.doc

    Образец заполнения номенклатуры ДОУ.doc

    Понятие номенклатуры образовательного учреждения

    Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

    Все бумаги, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

    Она направлена на решение таких задач, как:

    • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
    • облегчение поиска необходимых материалов;
    • облегчение передачи материалов, составления описей;
    • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

    Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

    Требования к оформлению

    Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

    Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

    Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

    Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

    • приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
    • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
    Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

    Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

    • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.).
    • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
    • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
    • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
    • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
    • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
    Составление номенклатуры в учреждении образования

    Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

    1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
    2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
    3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
      • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
      • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
      • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
      • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
      • переписка и т. д.

    Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

    1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
    2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
    3. Составление и формирование самого бланка.
    Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2015

    Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2015–2016 годах.

    Она имеет следующее содержание:

    1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
    2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
    3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
    4. Далее следует табличная часть:
      • В графе 1 указывается индекс дела;
      • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
      • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
      • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
      • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

    После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

    Номенклатура дел в ДОУ на 2016 год

    Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

    Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

    Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

    • порядковый номер дела;
    • полное наименование дела;
    • срок его хранения.

    Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

    Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

    • для отдела делопроизводства;
    • архива учреждения;
    • государственного архива;
    • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
    Утверждение номенклатуры в учреждении образования

    Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

    Этапы утверждения номенклатуры следующие:

    1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
    2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
      • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
      • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
      • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
    3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
    4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

    Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

    Скачать образец бесплатно

    Скачать образец бесплатно. Номенклатура дел (фрагмент)

    28 Сентября 2016

    Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

    Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

    Спор между компанией и налоговиками начался после того, как у ООО была проведена камеральная налоговая проверка уточненной налоговой декларации общества по НДС за II квартал 2014 года, после которой инспекторы выписали штрафы на сумму 7,8 млн руб. (ст. 122 НК РФ). ООО обратилось в арбитражный суд с требованием признать это решение налоговиков недействительным в связи с наличием смягчающих обстоятельств, а именно тяжелого финансового положения ООО.

    27 Сентября 2016

    Законодатели обратили внимание на то, что в Российской Федерации остается значительной суммарная задолженность по заработной плате. Например, по данным Крымстата на 20.07.2016 такая задолженность по предприятиям Республики Крым составила 116,3 млн руб. С целью повышения защищенности работников от недобросовестных работодателей в части оплаты труда принят Федеральный закон от 03.07.2016 № 272‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда».

    В условиях кризиса индексация заработной платы порой становится непосильной ношей для работодателей. Тем не менее индексация зарплаты в связи с инфляцией является обязанностью работодателя, а не его правом. В этом единодушны и Роструд, и Конституционный Суд РФ.

    Семинары

    Образец номенклатура дел бухгалтерия - универсальные формы

    Образец номенклатуры дел организации

    И бухгалтерия, в согласовании с которыми организует формирование подшивку документов в дела. В данном примере к заголовкам дел добавлены слова, копии, к примеру, что в бухгалтерии хранятся 2-ые экземпляры соответственных документов, в канцелярии, а 1-ые находятся в другом структурном подразделении, копия, это значит. В приведенном примере номенклатуры дел бухгалтерии в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки соответственно на статьи либо пункты того списка, который содержит данную норму. Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом неизменного хранения и врубается в раздел номенклатуры дел службы доу. Такое допустимо лишь в отношении копий документов, так как срок хранения всех дел с копиями приказов схож 3 года. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также остальных нормативных правовых актов. Опосля утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее. Надлежащие дела группируются по блокам с учетом значимости и сроков хранения. Порядковые номера видов и заглавий документов именуются статьями, в списке 2006. Копии, план кредитования компании на 2008 год и документы к нему заключения, отчет о финансово - хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему, 6-10, расчеты, денежный план компании на 2008 год, штатные расписания компании на 2008 год; планами и отчетами 6-7, справки, квартальные и месячные отчеты о финансово - хозяйственной деятельности компании, статистические отчеты по труду, финансам, 6-6, 6-8, 6-9, 6-11. В сводной номенклатуре дела размещаются так, как и в номенклатурах структурных подразделений. Место хранения первых экземпляров документов определяется самим предприятием. В этом случае указания на копийность документов дела в заголовке не требуется. Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях, так как их номенклатуры дел являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год. Следует направить внимание, что в одно дело 6-3 в бухгалтерии формируются копии приказов по личному составу как - так и - летнего срока хранения. Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, конкретизировано, документы о проведении инвентаризации материальных ценностей, акты и остальные документы, при этом в согласовании с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов к примеру, актами с 6-23 по 6-26, документы, что в него врубаются протоколы, с 6-27 по 6-29, описи, относящиеся к данному вопросцу, в заголовке дела 6-27, а также дела под обобщающим заголовком. Копии; посреди распорядительных документов на первом месте стоит дело с приказами по основной деятельности как более необходимыми. Под номерами 6-37 и 6-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел бухгалтерии.

    Образец номенклатура дел бухгалтерия

    Образец номенклатура дел бухгалтерия

    Группа: Пользователь
    Сообщений: 8
    Регистрация: 26.04.2012
    Пользователь №: 19847
    Спасибо сказали: 5 раз(а)

    образец номенклатура дел бухгалтерия

    Как упорядочить текущее делопроизводство

    Как упорядочить текущее делопроизводство

    В любой организации создается множество документов. День за днем они копятся, горы бумаг увеличиваются, одни работники сменяют других, и те, в свою очередь, создают новые документы. В какой-то момент обнаруживается: чтобы найти внезапно понадобившийся приказ трехлетней давности, может потребоваться весь день. «Эх, хоть бы кто-нибудь организовал здесь все как следует», – посещает голову светлая мысль. Хорошая новость – все уже придумано до нас! Упорядочить текущее делопроизводство поможет номенклатура дел.

    Зачем нужна номенклатура дел?

    Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

    Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 года «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

    Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

    • учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
    • сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
    • обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
    • установить необходимые сроки хранения документов.

    Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

    Обязательно ли составлять номенклатуру дел?

    Составление номенклатуры дел предусмотрено «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Составление номенклатуры дел обязательно, если организация включена в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В первую очередь это касается муниципальных и государственных учреждений. В некоторых случаях коммерческие организации тоже могут попасть в этот список (например, нотариальные конторы). Но и всем остальным составлять номенклатуру дел необходимо, чтобы систематизировать делопроизводство и исполнить требования ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, в которой говорится, что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов. К таким документам относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой организации.

    Когда нужно составлять номенклатуру дел?

    Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. То есть сейчас, в декабре, самое время составить и утвердить номенклатуру дел на 2015 год.

    Что включать в состав номенклатуры дел?

    В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

    Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз – это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

    Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае может быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

    С чего начать разработку номенклатуры?

    Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях – делопроизводитель, секретарь или другое, назначенное руководителем, лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую недостает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны предоставить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором указано, в какой срок должна быть предоставлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

    Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана «Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой» (утв. решением Правления ФНП от 12.11.2012, приказом Минюста России от 19.12.2013 № 229); для мировых судей – «Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей» (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

    Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

    • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
    • раздел 5 Постановления правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
    • пункт 3.5.1 «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
    • «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
    • «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

    Также необходимо внимательно изучить Устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, Положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. – в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

    Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

    Составляем номенклатуру дел структурного подразделения

    Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст).

    Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:

    • индексы дел;
    • заголовки дел (томов, частей);
    • количество дел (томов, частей);
    • сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню;
    • примечание.

    Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 – обозначение отдела кадров, а 05 – порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 – обозначение финансово-экономического департамента, 02 – обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 – порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5–7).

    Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них – документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после – месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.

    В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

    • штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);
    • локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие);
    • приказы (по основной деятельности и по личному составу);
    • документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);
    • трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров);
    • учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.);
    • персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);
    • планы и отчеты кадровой службы;
    • переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.);
    • документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

    К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т. д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

    • название вида документа (приказы, положения, протоколы и т.д.) или, если в состав дела входят разные виды документов, наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
    • автор документа (название организации или структурного подразделения);
    • корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы);
    • краткое содержание документов дела (суть документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);
    • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
    • даты (период), к которым относятся документы дела;
    • отметка о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

    Например, «Переписка с военным комиссариатом Заводского района г. Орел», «Документы о профессиональной подготовке и повышении квалификации рабочих СУ-3 (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)».

    Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 – 30.06.2015».

    Третья графа номенклатуры дел (количество дел) заполняется в последнюю очередь, уже по окончании календарного года, по фактически заведенным делам. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» делается запись «не формировалось».

    В четвертой графе на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) указывают сроки хранения дел и номера статей по перечню. Данный перечень является основным нормативным документом при определении сроков хранения. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

    Если в Перечне нет необходимого документа, то срок хранения определяют по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ 28.04.2011 № 412). Ведомственные перечни применяются для установления сроков хранения специфичных для конкретной отрасли документов. Если для данного вида деятельности разработана типовая или примерная номенклатура, то сроки переносятся из нее. Самостоятельно определять срок хранения документов организация не вправе. Если необходимый вид документа в перечнях не найден, то срок его хранения устанавливается экспертной комиссией организации (если она не является источником формирования госархива) или экспертной комиссией Росархива (в этом случае в графе «срок хранения» указывается номер и дата протокола заседания той или иной комиссии).

    Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 года, начинается с 1 января 2015 года.

    При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно (пункт «а» ст. 656), а личные дела работников – в течение 75 лет (пункт «б» ст. 656).

    В Перечне содержатся и другие специальные отметки, которые относятся к срокам хранения документов. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что некоторые из этих видов документов могут иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив. Эти отметки также нужно переносить в номенклатуру дел. К документам с пометкой «ЭПК» относятся, например, личные карточки работников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении и т.д. К документам, присланным из других организаций (распорядительным, нормативным, методическим) в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми» или «До минования надобности» (в этом случае срок хранения определяет сама организация). Копии приказов руководителя по основной деятельности, присланные в структурное подразделение, также включаются в номенклатуру дел с пометкой «ДМН» (до минования надобности).

    Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». В него входят:

    • графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
    • протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
    • заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
    • ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

    Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет.

    Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, в графе 5 «Примечание» нужно поставить отметку «в электронном виде».

    Вообще, в пятой графе «Примечание» указывают названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел (если использовано более одного перечня), ставят отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, об утрате или изъятии дел и др.

    Номенклатуру дел структурного подразделения визирует его руководитель. Если в структурном подразделении есть экспертная комиссия (ЭК), то документ направляется ей для согласования (составляется протокол заседания экспертной комиссии и ставится отметка о согласовании на номенклатуре). Затем документ подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации.

    Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение) приведен в Приложении 1.

    Составляем сводную номенклатуру дел

    Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в приложении 7 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

    Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем планы, отчеты и т.д.).

    Согласование и утверждение сводной номенклатуры

    Порядок согласования сводной номенклатуры:

    • первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
    • затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
    • после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
    • и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

    Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел – явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в Приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.

    Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления; второй – используют в качестве рабочего; третий – является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии); четвертый – остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования); другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

    Что делать с номенклатурой дальше?

    В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Напомним, что дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

    При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

    После завершения делопроизводственного года к номенклатурам дел структурных подразделений составляются итоговые записи о категориях и количестве заведенных в них дел и передаются в службу документационного обеспечения управления. Та, в свою очередь, составляет итоговую запись к сводной номенклатуре дел и передает эти сведения в архив (в зависимости от категории организации – в ведомственный архив или в архив организации). Итоговые записи делаются по форме, приведенной в приложении 7 «Основных Правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Образец подобной записи приведен в Приложении 3.

    В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в компании произошли существенные организационные изменения, номенклатура разрабатывается заново.

    Несмотря на некоторые трудности при внедрении в организации понятия «номенклатура дел», как только она становится понятной и привычной, делопроизводство становится более осмысленным и систематизированным, проще решаются вопросы поиска и сохранности необходимых документов, обеспечивается преемственность передачи информации от одних работников к другим, что вносит свой вклад в поддержание информационной безопасности организации.

    Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)