Руководства, Инструкции, Бланки

образцы штампов для отдела кадров

Рейтинг: 4.2/5.0 (43 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Можно ли ставить в трудовой книжке увольняемого работника штамп об увольнении (в штампе указана причина увольнения, ст

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Трудовое право Можно ли ставить в трудовой книжке увольняемого работника штамп об увольнении (в штампе указана причина увольнения, ст. ТК РФ) и печать отдела кадров?

Можно ли ставить в трудовой книжке увольняемого работника штамп об увольнении (в штампе указана причина увольнения, ст. ТК РФ) и печать отдела кадров?

20 февраля 2014

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Проставление в трудовой книжке штампа вместо внесения записи о причине увольнения вручную не вполне отвечает требованиям действующего законодательства. Печать отдела кадров может быть использована в целях заверения записей, произведенных работодателем, при увольнении работника.

1. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Согласно п. 1.1 Инструкции записи в трудовой книжке производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Это означает, что записи в трудовой книжке должны производиться вручную. Поэтому проставление вместо записи об увольнении штампа с текстом, содержащим указание на причину увольнения, на наш взгляд, не совсем согласуется с указанным пунктом Инструкции. При этом упоминание о том, что запись, в том числе об увольнении работника, можно внести каким-то другим способом, в Инструкции отсутствует. Следует отметить, что использование штампа допускается Правилами, но только в случае выдачи вкладыша в трудовой книжке (п. 39 Правил). Все это свидетельствует, на наш взгляд, о том, что наиболее правильным было бы внесение всех записей в трудовую книжку вручную при помощи ручки и чернил, за исключением тех случаев, когда тот или иной нормативный акт прямо указывает на возможность (необходимость) использования штампа.

Официальные разъяснения государственных органов по вопросу о возможности использования штампа при внесении записей в трудовую книжку на сегодняшний день отсутствуют. Однако ранее представители Минздравсоцразвития РФ, высказывая свою точку зрения в печатных изданиях, не возражали против использования штампа с наименованием организации при внесении записей в трудовую книжку работников при условии, что он содержит полное или сокращенное (если оно есть) наименование организации. При этом чиновники исходили из того, что такой способ оформления записи не запрещен Инструкцией (смотрите ответ Н.З. Ковязиной на вопрос: "Можно ли при внесении записей в трудовую книжку не вписывать название организации от руки, а ставить штамп?", опубликованный в журнале "Налоговый вестник", N 1, январь 2008 г.).

Анализ судебной практики показывает, что суды лояльно относятся к самому факту существования в трудовой книжке записи, произведенной в том числе при помощи штампа (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Самарского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-8816/2012, в котором судебная коллегия подтвердила неправомерность действий работодателя, не перенесшего в дубликат трудовой книжки работницы наименования учреждений, где она работала, указанные посредством проставления штампов, и признала вывод суда о том, что выданный работнику дубликат не соответствует содержанию оригинала трудовой книжки, правильным)*(1).

Однако нельзя не отметить, что в найденных нами материалах, подтверждающих допустимость использования штампов в трудовой книжке в случаях, прямо не предусмотренных законом, речь идет об использовании штампа при внесении записи в трудовую книжку с наименованием организации, а не с самой фразой о приеме на работу на определенную должность (увольнении работника с указанием причины увольнения).

Мы полагаем, что запись в трудовой книжке об увольнении с использованием штампа, содержащего сведения об основании увольнения, не вполне отвечает требованиям законодательства, поэтому не исключаем, что риск признания действий работодателя по внесению такой записи неправомерными, хоть и незначительный, но существует.

Также мы допускаем, что наше мнение по этой ситуации может не совпадать с мнением контролирующих органов, поэтому рекомендуем Вам обратиться за официальными разъяснениями по этому вопросу в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml).

2. Пунктом 35 Правил установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

В настоящее время какой-либо общей нормы, регламентирующей порядок использования печатей юридических лиц, не существует. Однако единообразные требования к печатям юридических лиц различных правовых форм установлены положениями различных законов, регулирующих их деятельность. Так, согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" бюджетное учреждение имеет печать с полным наименованием на русском языке. При этом ни указанный закон, ни другие нормативные акты не содержат ограничений по количеству печатей, которые могут быть использованы такой организацией в процессе ее деятельности.

Мы считаем, что если печать отдела кадров учреждения соответствует требованиям законодательства, то есть содержит полное наименование на русском языке, то такая печать и при наличии слов "Отдел кадров" должна признаваться печатью работодателя. В этом случае заверение ею записей в трудовой книжке, по нашему мнению, не будет противоречить п. 35 Правил.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ответ прошел контроль качества

5 февраля 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

*(1) Смотрите также решение Миасского городского суда Челябинской области от 2010 года, с текстом которого можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://miass.chel.sudrf.ru/modules.php?cl=1&id=1286&name=docum_sud;

решение Набережночелнинского городского суда Республики Татарстан от 10.12.2009, с текстом которого можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://naberezhno-chelninsky.tat.sudrf.ru/modules.php?id=840&name=docum_s ud.

образцы штампов для отдела кадров:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Печать отдела кадров

    Печать отдела кадров

    Печать отдела кадров является вспомогательным инструментом в делопроизводстве любой организации, использующимся в целях заверения подписи работника кадровой службы. Вместе с тем, кадровая печать должна соответствовать требованиям законодательства РФ, иметь на своем оттиске четко нанесенное название предприятия и быть максимально защищенной от подделок. Образец печати отдела кадров, как правило, имеет круглую форму и надпись соответствующей службы.

    Изготовление печати для отдела кадров осуществляется на основе решения руководителя предприятия, который должен предоставить в производственную компанию документы на правообладание, приказ о печати отдела кадров, содержащий информацию о должностном лице, которое будет владеть данным инструментом, срок действия самого приказа и место хранения печати. Оттиск предмета делопроизводства также выбирает руководитель.

    Здесь представлена печать отдела кадров с фото готовых образцов оттисков, также в нашей компании Вы можете оформить заказ на разработку индивидуального эскиза с четким соблюдением требований гос.стандартов. Мы предлагаем для наших клиентов современную автоматическую оснастку, которая делает печать удобной в обращении и долговечной в использовании.

    Печать кадровой службы: ставить или нет?

    Печать кадровой службы: ставить или нет?

    Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

    Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

    Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

    Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.

    Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

    Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

    Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

    Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

    Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

    Применение печатей

    Применение гербовых печатей

    Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

    Применение обычных печатей

    Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ч. 7 ст. 2), Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ч. 5 ст. 2), Федеральный закон от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (п. 4 ст. 3) и др.

    Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

    Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

    Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

    Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ ).

    Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

    Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

    Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).

    Документы в тему

    О порядке учета, хранения, использования печатей, штампов и бланков аппарата Департамента

    Приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 30.04.2003 N 228 "О порядке учета, хранения, использования печатей, штампов и бланков аппарата Департамента"

    Документ по состоянию на август 2014 г.

    Руководствуясь Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы (далее - Департамент), утвержденным постановлением Правительства Москвы N 1070-ПП от 31 декабря 2002 года, для систематизации работы с бланками распорядительных документов, организации контроля за порядком учета, хранения и использования печатей и штампов (далее - печать), имеющих реквизиты и адрес Департамента, приказываю:

    1. Объявить утвержденные образцы печатей и организационно-распорядительных бланков аппарата Департамента, согласованные с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы от 01.04.2003 N 4-30-4081/3 (приложение).

    2. Ввести в действие по мере изготовления:

    - круглую печать Департамента с воспроизведением герба города Москвы (гербовую печать);

    - круглую печать Департамента с воспроизведением Герба Российской Федерации (федеральную гербовую печать Департамента);

    - круглую печать "для документов" с реквизитами Департамента;

    - круглую печать "первый отдел" с реквизитами Департамента;

    - угловой штамп Департамента с указанием юридического адреса.

    3. Производить изготовление печатей нового образца и уничтожение печатей Комитета в соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 25.08.1998 N 843-РМ и письмом Московской регистрационной палаты N 1819 от 20.03.2003. Хранить акты об уничтожении печатей в первом отделе.

    4. Отделу материально-технического обеспечения Департамента организовать своевременное изготовление, учет и хранение бланков организационно-распорядительных документов.

    5. Возложить на руководителей управлений (отделов) Департамента, имеющих печать структурного управления (отдела), персональную ответственность за организацию условий хранения и правомерность использования печати. Разрешить указанным руководителям под личную ответственность назначать должностных лиц, имеющих право доступа и распоряжения печатью.

    5.1. Обеспечить хранение печатей в сейфе или металлическом запирающемся шкафу, исключающее несанкционированный доступ.

    5.2. Категорически запретить вынос печатей из помещений аппарата Департамента без особого разрешения руководителя или одного из его заместителей.

    6. Начальнику первого отдела Золотареву И.А. поручить ведение альбома оттисков печатей Департамента.

    7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

    Руководитель Департамента
    А.П. Сельцовский

    Приложение
    к приказу Департамента
    здравоохранения города Москвы
    от 30 апреля 2003 г. N 228

    ОБРАЗЦЫ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

    - образец, круглая печать с воспроизведением герба города Москвы (гербовая) (рисунок не приводится) - п. 1.6 Положения о Департаменте. Согласована с Управлением по организации работы с документами Правительства Москвы (N 4-30-4081/3 от 01.04.2003). Хранится в отделе руководителя Департамента (Оружейный пер. д. 43), ответственный за хранение и правомерность применения - начальник отдела руководителя. Печатью заверяются подписи руководителя Департамента и его заместителей на распорядительных и финансово-хозяйственных документах Департамента;

    - образец, печать круглая с воспроизведением Герба Российской Федерации (федеральная гербовая) (рисунок не приводится) - пп. 1.6. 2.10. 3.1.7. 3.1.8 Положения о Департаменте. Хранится в первом отделе Департамента, ответственный за хранение - начальник отдела. Печатью заверяются подписи руководителя Департамента, его заместителей, начальника Управления бухгалтерского учета и отчетности, начальника отдела государственной службы и кадров, руководителей образовательных медицинских учреждений системы здравоохранения (как правило, на сертификатах, бланках свидетельств и удостоверений о повышении квалификации медицинских работников);

    - образец, печать круглая "для документов" (замена печати Комитета здравоохранения Москвы "канцелярия") (рисунок не приводится). Хранится в отделе руководителя Департамента, ответственный - начальник отдела. Печатью заверяются подписи руководителя Департамента, его заместителей, начальников управлений, отделов, должностных лиц структурных подразделений аппарата Департамента на внутренних документах, справках, выписках и пр.;

    - образец, печать круглая "первый отдел" (рисунок не приводится) (п. 3 разд. V Положения о первом отделе). Хранится в помещении первого отдела, ответственный - начальник отдела. Предназначена для ведения секретного делопроизводства;

    - образец, угловой штамп (рисунок не приводится) - п. 1.6 Положения о Департаменте. Хранится в отделе руководителя Департамента, ответственный - начальник отдела руководителя. Штамп ставится на финансовых доверенностях, на бланках писем и организационно-распорядительных документах. Штамп подтверждает ведомственную принадлежность документа. Используется в особый период, а также при отсутствии типографских бланков.

    Календарь

    Кадровый портал КАДРОВИК

    Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
    Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.

    Сообщение об ошибке 404:
    Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

    Общие ошибки:
    Наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с сайтом кадровый портал КАДРОВИК.РУ:
    • Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
    • Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

    10 наиболее читаемых статей

    Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

    © ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
    Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
    129164, Москва, а/я 23
    e-mail: nsk@kadrovik.ru
    При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

    веб-дизайн | оптимизация | продвижение

    Время формирования страницы: 1475014402.0845 сек.

    Печать в отделе кадров: гербовая или для документов?

    Какой печатью работает инспектор ОК, гербовой или можно печатью "для документов"? Скачайте формы по теме

    Безопасней всего в отделе кадров работать с гербовой печатью.

    Если отдел кадров выделен в качестве отдельного структурного подразделения, у него может быть своя печать, на которой, кроме основных реквизитов организации будет также соответствующая надпись. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе сотрудника.

    Печать «для документов» в кадровой службе прямо законодательством не запрещается, но на документах, где печать обязательна, при отсутствии специальной печати отдела кадров, лучше проставить именно гербовую, это позволит избежать в будущем каких-либо претензий со стороны проверяющих.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Главбух» vip-версии.

    1. Справочная информация:Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

    Нужна ли печать

    Обязательна. печать ставят на первой странице

    Пункт 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

    Обязательна. печать ставят после записи об увольнении сотрудника

    Пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

    Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73)

    Обязательна. в форме Т-73 – место для печати предусмотрено в форме документа. Однако в указаниях по заполнению этого документа про печать ничего не сказано

    Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

    Командировочное удостоверение (форма Т-10)

    Обязательна : отметку ставят в каждом пункте назначения

    Разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1,Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

    Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а), табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либо форма 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях – форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т. д.)

    Необязательна : ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают

    2. Статья:Когда в кадровом документе нужна печать, а когда достаточно подписи

    Чем поможет эта статья: Вы узнаете, когда на кадровых документах нужна печать и какой она должна быть.
    От чего убережет: Если нужная печать не проставлена, инспекторы вправе оштрафовать компанию за нарушение трудового законодательства.

    В небольших компаниях, как правило, используют одну печать. У крупных их бывает несколько: внутренние документы заверяют штампами подразделений. Например, своя печать может быть у отдела кадров. Иногда в компаниях используют оттиски, предназначенные для отдельных документов, скажем для договоров.

    Руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.*

    Однако при этом есть целый ряд документов, печать на которых должна стоять в силу закона (подробнее об этом – в разделе «Справочная информация»). Разберемся, какие кадровые бумаги требуют обязательного штампа, а какие можно заверить только подписью.

    Если ваша компания на «упрощенке»

    Рекомендации, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме налогообложения, так и для применяющих упрощенную систему.

    Поскольку приказы – это внутренние распорядительные документы, удостоверять печатью подпись руководителя не нужно.

    Заметьте, что в приказах унифицированной формы (о приеме на работу и об увольнении) реквизит «М.П.» также не предусмотрен.

    Но предположим, работник обратился к кадровику с просьбой выдать копию приказа. То есть воспользовался правом, предоставленным статьей 68 Трудового кодекса РФ. В этом случае, чтобы переданный дубликат был заверен надлежащим образом, необходимо проставить печать.

    Трудовой договор имеет юридическую силу даже без печати. Ведь в требованиях к его содержанию, которые приведены в статье 57 Трудового кодекса РФ, о необходимости проставить печать ничего не говорится.

    Другое дело, что сами чиновники рекомендуют подобную степень защиты. Например, в приказе Минэкономразвития России от 2 марта 2005 г. № 49и приказе Минздравсоцразвития России от 14 августа 2008 г. № 424н. Поэтому печать безопаснее поставить особенно в тех случаях, когда договор от имени компании подписывает не сам руководитель, а другой уполномоченный сотрудник. Например, заместитель руководителя или директор по персоналу. Аналогичным образом принято заверять дополнительные соглашения и приложения к трудовым договорам.

    По мнению чиновников, трудовому договору нужна дополнительная защита — печать организации. Закон этого не требует.

    Печать подойдет любая – организации, отдела кадров либо «для документов».

    Печати в трудовой книжке предусмотрены сразу двумя подзаконными актами. Прежде всего, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. В ней сказано, что печать надо поставить, во-первых, на титульном листе. А во-вторых, на внутренней стороне обложки, если сведения на титульном листе изменились. Самый распространенный случай – сотрудница вышла замуж и изменила фамилию (подробнее об этом в статье «Нештатная ситуация: работник сменил фамилию»). Если буквально следовать Инструкции, в обоих случаях подойдет как печать отдела кадров, так и печать организации.

    Когда трудовой договор расторгают, все записи, внесенные в трудовую книжку в данной компании, заверяют:
    – подписью нанимателя (или сотрудника кадровой службы);
    – печатью компании;
    – подписью самого работника.

    Об этом сказано в пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Но обратите внимание: в настоящее время этот документ действует в новой редакции и не позволяет использовать при увольнении печать кадровой службы. Этот вывод подтвердили чиновники Роструда (письмо от 24 ноября 2008 г. № 2607-6-1).

    Запись об увольнении сотрудника ошибочно заверяют печатью кадровой службы. Но для этих целей годится только печать организации.

    Возможно, к вам на работу устраивается человек, в трудовой книжке которого внесли запись об увольнении, но заверили только подписью кадровика. Отправляйте его к бывшему нанимателю, чтобы там обязательно поставили печать. Предупредите, что в противном случае возможны проблемы с подтверждением стажа.

    За неправильно оформленную запись вас к ответственности не привлекут (в этом виноват кадровик другой компании). Но в этой ситуации нет никаких гарантий, что на прежнем месте человека уволили.

    Если прежний работодатель поменял название, заказал новые печати и уничтожил старые, требуйте справку. Допустим, эта компания реорганизовалась или ликвидировалась. Тогда за подтверждающими справками отправляйте к правопреемникам или в архивы, куда сданы документы по личному составу.

    Как исправить запись об увольнении, заверенную не той печатью

    – Если запись об увольнении работника заверена печатью кадровой службы («для документов»), а не печатью организации, при проверке компанию и должностных лиц могут оштрафовать по статье 5.27Кодекса РФ об административных правонарушениях. Правда, так как нарушение малозначительное, его можно обжаловать, ссылаясь настатью 2.9 кодекса.

    Кроме того, новый работодатель бывшего сотрудника может усомниться в том, что запись об увольнении действительна и трудовой договор расторгнут на самом деле. Ему потребуются дополнительные справки и письменные запросы.

    Поэтому, чтобы избежать негативных последствий как для себя, так и для работника, рекомендуем дополнительно проставить в трудовой книжке еще одну, правильную, печать.

    Заметьте, что зачеркивать не ту печать, поставленную первоначально, не нужно.

    Срок командировки определяют по отметкам о датах, когда сотрудник прибыл в другую организацию и выбыл из нее. Эти записи уполномоченный сотрудник заверяет личной подписью и проставляет печать. Об этом сказано в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В Положении говорится о печати, использующейся в хозяйственной деятельности компании. Значит, подойдет как печать кадровой службы, так и «главная» печать организации.

    Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

    Иногда трудовой договор заключают на определенный период времени. В отличие от исполнителя, привлеченного по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), временный персонал будет подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, а все оборудование, необходимое для работы, ему предоставит наниматель.

    Допустим, работа завершена. Тогда сотрудник компании, осмотревший результат, оформит специальный документ – акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Унифицированная форма акта (№ Т-73), утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Заполненный бланк отнесут руководителю или уполномоченному сотруднику. Тот утвердит акт личной подписью и проставит печать.

    Какой должна быть печать, чиновники не уточнили. Но так как заверенный акт – основание для того, чтобы бухгалтерия рассчиталась с исполнителем работ, рекомендуем утверждать документ печатью организации.

    Копии документов, выданных по запросу работников

    Чтобы оформить загранпаспорт, работник попросил в отделе кадров копию трудовой книжки. Либо копию приказа о приеме на работу по совместительству, чтобы основной наниматель внес в трудовую книжку соответствующую запись.

    Дубликаты документов, связанных с работой, кадровик должен подготовить и заверить в течение трех рабочих дней с даты, указанной на заявлении. Соответствующее правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса РФ.

    Как заверять такие копии, разъяснил Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X (применяется до сих пор). Здесь сказано, что копии документов, которые выдают работникам, удостоверяют подписью руководителя или уполномоченного должностного лица, а также печатью. На дубликате отмечают дату, когда он выдан, и указывают, что подлинный документ находится в данной организации.

    Другой вариант того, как должна выглядеть заверительная надпись, содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». В нижней части копии под реквизитом «Подпись» проставляют «Верно». Затем приводят должность сотрудника, удостоверившего копию, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, затем фамилия), дату, когда заверен документ.

    На практике вместо надписи «Верно» нередко проставляют «Копия верна». Этот вариант также допустим. Печать должна захватывать часть должности, оставляя открытой подпись и ее расшифровку.

    Чиновники подчеркнули, что компании вправе выбрать, какую печать ставить на дубликате – организации или отдела кадров. Но совсем без печати копия не имеет юридической силы.

    Главное, о чем важно помнить

    1. Печать обязательна в трудовой книжке и на копиях бумаг, выданных сотрудникам. Как заверять документы в остальных случаях, решает компания.

    2. Так как приказ – внутренний документ организации, подпись руководителя удостоверять печатью не нужно.

    Виктория Дробыш, эксперт журнала «Главбух»

    Журнал «Главбух» № 11, Май 2010.

    3. Статья:Печать кадровой службы: ставить или нет?

    Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

    Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.

    Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.

    Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.*

    Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?

    Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

    Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.

    Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.

    Статьи в тему: «Как вести кадровую работу в филиале» (№ 7, 2009)«Оттиск печати: на каких документах ставить?» (№ 7, 2005)

    Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.

    Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?

    Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.

    Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).

    Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).

    Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.

    Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.

    Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).*

    Документы в тему

    Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?

    К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся: трудовые книжки и вкладыши к ним**; копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников***; справки с места работы; заявления на загранпаспорт.

    Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.*

    Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».

    Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.

    Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.

    Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя*.

    Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров. Как правильно

    В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя. Что будет, если

    Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.

    В противном случае, чья же она?

    В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.*

    Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

    Ольга АБАШНИКОВА, ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):

    – Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.*

    Юлия САФИНА, юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):

    – Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.*

    Екатерина ДОБРИКОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

    – Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.*

    Галия ИЗМАЛКОВА, начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):

    – Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.*

    * Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

    ** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).

    *** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.

    **** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».

    ***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

    Журнал «Кадровое дело» №4, Апрель 2011

    Персональные консультации по учету и налогам

    Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.