Руководства, Инструкции, Бланки

образец журнала дополнительных соглашений к трудовому договору

Рейтинг: 4.4/5.0 (981 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений

Онлайн журнал для бухгалтера Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду. что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Также:

образец журнала дополнительных соглашений к трудовому договору:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Надо ли регистировать дополнительные соглашения к трудовым договорам Журнале регистрации трудовых договоров?

    Надо ли регистировать дополнительные соглашения к трудовым договорам Журнале регистрации трудовых договоров?

    Вопрос N 1:
    Надо-ли регистировать дополнительные соглашения к трудовым договорам в "Журнале регистрации трудовых догворов"? Если обязательно - в каких графах "Журнала" это должно быть отражено?
    Вопрос N 2:
    Обязательно-ли в трудовых договорах в разделе "Реквизиты сторон" указывать банковские реквизиты организации?
    Вопрос N 3:
    Каким образом правильно вносить в трудовые договора изменения, не влияющие на трудовые отношения, например паспортные данные?

    Дополнительными соглашениями оформляются изменения вносимые в трудовые договора, заключаемые между работодателем и работниками. В трудовом законодательстве не содержится документа, предусматривающего обязательную для применения форму Журнала регистрации трудовых договоров (далее Журнал). Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал. Как правило, в нем учитываются следующие сведения: дата и номер трудового договора, ФИО работника, должность на которую принят работник, сведения о получении трудового договора на руки, сведения о внесении изменений в трудовой договор, дата и основание расторжения трудового договора, и другая необходимая информация.
    В трудовых договорах, в разделе "Реквизиты сторон" указывать банковские реквизиты организации необязательно. Среди обязательных реквизитов в трудовом договоре должно быть указанно: наименование работодателя; идентификационный номер налогоплательщика работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшим трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ст. 57 ТК РФ).

    Оценить и поделиться

    Журнал регистрации трудовых договоров (книга)

    Делопроизводство Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

    На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

    Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

    Обязательно ли его вести?

    Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

    • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
    • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
    • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

    Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных .

    Что говорит закон?

    Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

    Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

    К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

    Мнение кадровиков

    Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

    С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

    К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

    Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

    Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

    Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

    Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

    Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

    Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

    • порядковый номер;
    • ФИО;
    • должность ответственного лица;
    • причину, по которой лицо ведет журнал;
    • его личную подпись.

    Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

    Заполняют их следующим образом:

    • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
    • 2 графа – дата заключения соглашения;
    • 3 графа – номер самого трудового договора;
    • 4 графа – ФИО сотрудника;
    • 5 графа – должность или специальность;
    • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
    • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
    • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
    • 9 графа – дополнительные соглашения;
    • 10 графа – примечания.

    В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

    Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

    Бумажный вариант

    Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

    Основное преимущество — удобство хранения.

    Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

    Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

    Электронная версия

    Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

    Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

    Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

    • конфиденциальность;
    • контроль хранения документов;
    • быстрое формирование копий справок и приказов;
    • быстрый поиск необходимых документов.

    Как оформляется дистанционный трудовой договор? Узнайте тут .

    Особенности ведения книги

    Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

    • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
    • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
    • книга регистрации должна храниться 75 лет;
    • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
    • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
    • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
    Кто ведет?

    Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

    Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

    Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

    Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

    При этом приказ должен определять:

    • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
    • лицо, несущее ответственность за его ведение;
    • форму журнала регистрации трудовых договоров.
    Пример заполнения

    Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

    Бланк документа можно скачать тут:

    Нумерация контрактов

    Форма номера может быть произвольной.

    Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

    К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

    Подробнее о том, как составляется номер трудового договора. можно узнать тут.

    Внесение изменений

    Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

    Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

    Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

    Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

    Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

    • отстранение от должности;
    • изменения условий работы;
    • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

    Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

    Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

    Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

    Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

    К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

    Рубрики

    Журнал регистрации трудовых договоров образец

    Журнал регистрации трудовых договоров

    С каждым сотрудником организации работодатель должен заключить трудовой договор. Если в него в процессе трудовой деятельности работника вносятся какие-либо изменения, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

    При достаточно большой штате организации удобно систематизировать информацию о заключаемых трудовых договорах и дополнительных соглашениях к ним в регистрационном журнале. Данный журнал позволит в любой момент определить заключен ли с работником трудовой договор. когда он был заключен, какой срок имеет, имеются ли дополнительные соглашения к нему. Это очень удобно и повышает скорость получения информации о нужном документе.

    Оформить журнал регистрации трудовых договоров можно так, как это удобно предприятию. Обычно используется толстая обложка, на которой пишут наименование организации, ответственное лицо и дата заведения журнала.

    Если журнал ведется в рукописном виде, то страницы нужно пронумеровать и прошить.

    В качестве примера предлагаем скачать образец оформления журнала регистрации трудовых договоров по ссылке ниже. Формат данного журнала — excel. Можно вести журнал и в электронном виде, так как он не является обязательным и не подлежит запросу проверяющими органами, в отличие от книги учета трудовых книжек. которая должна быть на каждом предприятии.

    Другие журналы регистрации:

    Образец заполнения

    Каждый лист журнала следует разлиновать на графы. Количество граф и их наименование остается на усмотрение организации.

    Рекомендуется делать следующие графы:

    • порядковый номер строки;
    • дата заключения трудового договора или дополнительного соглашения (можно для допсоглашений делать отдельную графу);
    • номер договора, который присваивается при внесении регистрационной записи в журнал;
    • ФИО и должность работника, с который заключен трудовой договор;
    • дата выдачи экземпляра соглашения работнику на руки;
    • дата и номер приказа о приеме на работу ;
    • подпись работника, который получил трудовой договор.

    Таким образом, журнал будет не только регистрировать заключаемый трудовой договор, но и служить подтверждением тому, что подписанный экземпляр действительно выдан работнику на руки.

    Журнал регистрации трудовых договоров образец — скачать .

    Журнал регистрации договоров: скачать бланк, образец

    Журнал регистрации договоров

    Учет договоров и изменений к ним, заключаемых с сотрудниками предприятия, производится в журнале регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

    По факту, ведение подобного журнала в организации необязательно, в отличие от специальной книги учета, в которой происходит фиксирование трудовых книжек работников компании. Тем не менее, многие компании, численность сотрудников которых довольно велика, для собственного удобства используют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Это дает возможность в любой момент получить сведения о нужном документе.

    Оформление журнала может быть любым. Кому-то удобно проводить регистрацию вручную, а кто-то пользуется специальным электронным реестром для ведения подобных записей. Форма журнала может иметь свободный вид, а может быть создана с учетом всех правил документооборота. Если используется последний вариант, то необходимо сделать плотную обложку к журналу, сделав на ней надписи, содержащие наименование компании, период внесения сведений и ФИО ответственных лиц, осуществляющих учет документов. Обязанность ведения журнала должно быть прописано в должностной инструкции сотрудника или ином документе, подтверждающем данную обязанность.

    Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения

    Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.

    Как правило, форма данного документа содержит следующие графы:

    • Порядковый № регистрационной записи;
    • Дата принятия документа;
    • Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
    • ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;
    • Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
    • Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
    • Комментарии (для сведений, имеющих важное значение в отношении сотрудника и его трудовой деятельности).

    Журнал регистрации договоров: образец

    Скачать журнал регистрации трудовых договоров

    Журнал учета договоров и дополнительных соглашений образец - Как оформить дополнительное соглашение - Сборник документов - Бланки для юриста

    Журнал регистрации трудовых договоров: типовая форма и правила ведения

    Журнал регистрации трудовых договоров – документ не обязательный в делопроизводстве, но достаточно полезный. В Постановлении Федеральной архивной службы (ФАС, Росархив) от 06.09.2000 г. в ст. 358 дан лишь перечень внутренних документов предприятия, учет которых необходимо вести, но самая форма ведения учета не оговаривается.

    Трудовые договоры и дополнительные соглашения в ст. 358 есть, но ведение учета в виде журнала предусмотрено лишь для движения трудовых книжек, по другому нормативному документу – Постановлению Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г. Так что регистрацию трудовых контрактов и дополнительных соглашений к ним (допов, как их для краткости называют) можно вести произвольно. Если в виде книги, то ее не нужно при ведении прошивать и пломбировать, лишь при сдаче в архив. Но хранить нужно, по требованиям той же ФАС, 75 лет.

    Польза от регистрации трудовых контрактов и соглашений

    Регистрировать документы, подтверждающие трудовые отношения, все же желательно. В случае конфликта с уволенным работником отсутствие книги с записями заранее настроит суд в его пользу. Также, следующие его работодатели имеют право и могут потребовать справку о его предыдущей занятости. Имея под рукой журнал, выдать ее не составит труда.

    Наконец, и для внутреннего пользования журнал куда удобнее, чем ворох старых договоров в архиве, записанных вперемешку с прочими документами того же периода. В книге регистрации трудовых контрактов в примечаниях можно записать суть работы, которую выполнял нанятый, и ее результат. А это для себя может быть важнее, чем возможные коллизии извне.

    Регистрационную форму можно просто разлиновать в тетрадке. Или даже покупать «типовой» вариант в канцелярском магазине. Бланк журнала можно получить здесь же, по ссылке, и вести в электронной форме, а распечатки делать по мере надобности.

    О нумерации

    Самое распространенное затруднение при ведении журналов типовой формы – нумерация регистрируемых документов. Во-первых, в 1 графе «№ п/п» пишется порядковый номер документа с датой регистрации. Для номеров непосредственно контракта есть отдельная графа.

    В 3 графе формы «Номер договора» предусмотрен лишь один столбец, но допы идут под отдельными номерами. Для сведений о них предусмотрена своя, 10-я графа, там можно давать их номера. Но бегать глазами по строчкам при поиске долго и неудобно.

    Решить эту проблему можно просто. Раз книга не относится к бланкам строгой отчетности, дополнительная графа нарушением не будет. Разобьем «Номер договора» на две подграфы – столбца: «Дог.» и «Доп.». При регистрации договора в сведениях о допах (графа 10) пишем лишь номера и самую суть, а при регистрации допов к конкретному договору в графе 3 или в графе 11 «Примечания» пишем его номер, каждый раз один и тот же. Для совсем уж непонятливых можно так: «К дог. №nnnnn». Теперь, как бы ни оброс этот контракт допами, свести воедино информацию о нем и работе по нему будет нетрудно.

    Как вести учет?

    Исходя из общих правил ведения делопроизводства в РФ, журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений следует вести таким образом:

    Обложка – жесткая или полужесткая, долговечная. Бумага – проклеенная офисная, плотностью не менее 60 г/кв. м.

  • Титульный лист: наименование работодателя (без логотипа и реквизитов это внутренний документ), заглавие: «Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений», начат/окончен.
  • Все страницы должны быть заранее пронумерованы.

    Первая страница: пустая или правила ведения и образец заполнения.

    Вторая страница: сведения о лицах, ответственных за ведение журнала (см. ниже)

    Дальше до конца: на каждом развороте – 11 граф для учета, также см. ниже.

    Последняя страница: «Закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив ( дата прописью). Заполнено столько-то страниц с номерами контрактов с____ по____ и дополнительных соглашений с____ по____. Дата, ФИО, должность, подпись. Основание: приказ, распоряжение, решение суда и т.п. с датой и номером.

    2 и 3 – Период, с/по.

    5 – Должность и структурное подразделение. Разбивать на две формализма ради нет смысла чаще всего здесь записи типа: «Начальник ОК такой-то» или «Инспектор отдела кадров такая-то», из которых и так все ясно.

    6 – Основание (док. номер, дата). Сюда записываются данные приказа или распоряжения, которым журнал был поручен ответственному.

    7 – Подпись ответственного лица. Подпись в этой графе значит, что работник этот не только ознакомлен с приказом и взял на себя работу по ведению учета, но и отвечает за сохранность собственно документа.

    Записи в журнале

    Учет ведется обычным для канцелярских документов образом, в 11 (12) графах на развороте:

    1. № п/п, сюда записывается учетный номер документа в порядке следования.
    2. Дата заключения контракта (допа, если для них отдельная нумерация).
    3. Номер трудового договора (или надграфа с 3а «Дог.» и 3б «Доп.».
    4. ФИО работника.
    5. Должность, профессия, вид работы.
    6. Структурное подразделение.
    7. Заключен (дата прописью).
    8. Расторгнут (дата прописью).
    9. Характер работы: основная, совместительство.
    10. Сведения о дополнительных соглашениях, их даты и номера. Эту графу следует делать пошире, особенно, если допы не ведутся под отдельной нумерацией, как рекомендовано выше.
    11. Примечания.

    Примечание: часто графы 7 и 8 объединяют в надграфу «Срок действия с___ по___». Это создает неудобства при учете документов с автопродлением и возможностью перевода на постоянную должность при расширении штата или по результатам работы и для договоров «на аккорд», т.е. на выполнение определенного объема работ с заданным качеством.

    При необходимости получить готовый журнал регистрации трудовых договоров, образец скачать можно здесь.

    Ошибочное и досрочное закрытие журнала

    Самая частая ошибка неопытных кадровиков: запись в первую графу «№ п/п» номеров договоров, а не учетных номеров документов в порядке следования по времени. Обнаруживается она при заключении первого же дополнительного соглашения, и что тогда делать, если журнал уже частично заполнен?

    Закрыть этот журнал досрочно и начать новый. На последней странице (там получается большое свободное поле) от руки дописать: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением (номера договоров вписаны в графу порядковых учетных номеров)». Доложить начальству, получить нахлобучку, распоряжение о закрытии этого журнала и завести новый. А по закону тут никакого нарушения не будет.

    Трудовая книжка - важный документ, который является подтверждением трудовой деятельности человека для начисления пенсии. Поэтому относиться к заполнению трудовых книжек нужно очень серьезно.

    Журнал учета трудовых договоров

    Обычно трудовыми договорами дополняются личные дела работников, которые, в свою очередь, заводятся сразу после заключения трудового договора либо после выхода соответствующего приказа о зачислении на работу. Это предусмотрено инструкцией, которой рекомендовано руководствоваться всем специалистам по кадрам государственных организаций. Однако на практике личные дела не всегда заводятся на каждого работника, что вынуждает каким-либо образом систематизировать контракты, вести их учёт. Для этих целей и заводят книгу учёта или журнал учета трудовых договоров.

    Способы учета трудовых договоров

    Каких-либо специальных правил, которые бы регулировали порядок формирования трудовых договоров в личные дела, нет. Исключения составляют контракты, заключаемые с госслужащими, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела, куда и включается трудовой договор. В остальных же случаях можно воспользоваться следующим решением: формировать все трудовые договора работников компании в отдельное дело, где будет вестись учет документов в алфавитном порядке по фамилиям работников (другой вариант - по хронологии делопроизводственного года). Впоследствии такое дело будет включено в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения либо в целом всей организации.

    Как оформляется журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

    Таким образом, журнал регистрации и учета трудовых договоров является документом для делопроизводства не обязательным, однако оспорить его пользу нельзя. Так, и контракты, и дополнительные соглашения к ним удобнее всего классифицировать в виде книги. Это не только упрощает сам учет, но и не дает повода упрекнуть работодателя в какой-либо некомпетентности при конфликтах, например, с увольняемым работником. Кроме того, журнал учета трудовых договоров позволит оперативно выдавать любого рода справки.

    Согласно общим правилам ведения делопроизводства в нашей стране, этот журнал должен составляться следующим образом:

  • обложка - выполнена из жесткой или полужесткой бумаги
  • титульный лист - должен включать информацию о работодателя
  • страницы журнала - все пронумерованы, за исключением первой (сохраняется пустой) и второй, где приводятся сведения об ответственных за ведение журнала лицах
  • последняя страница - должна нести текст закрыт, прошит, опечатан, сдан в архив (дата прописью), затем количество страниц, а также номера всех контрактов и дополнительных соглашений

    Заключая трудовой договор с начальником отдела делопроизводства, можно указать о необходимости ведения журнала учета трудовых договоров всех сотрудников, назначив данного специалиста ответственным. Его подпись в приказе или распоряжении будет означать, что он берет на себя работу по заполнению журнала, ведению учета, а также отвечает за сохранность непосредственно самого документа.

    К слову, использование данного журнала, образец которого можно скачать на нашем сайте, для внутреннего пользования оказывается куда более полезным, нежели его ведение для запросов. В частности, книга регистрации и учета трудовых контрактов может содержать графу о сути работы, выполняемой нанятым работником, а также о её результате.

    Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

    Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - применяется для регистрации трудовых договоров.

    Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

    Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

    Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

    Обратите внимание, что в соответствии с п. д ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет .

    Пример заполнения основного раздела журнала:

    В журнал включены дополнительные материалы:
  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III Трудовой договор
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г. (выдержки) Контрольная пломба

    Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений опломбирован номерной индикаторной пломбой.

    Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

    При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

    Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

    Зачем нужен такой журнал на предприятии

    Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

    Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

    Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

    Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

    Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

    Обязательно ли его ведение?

    Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

    Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

    Посмотреть образец заполнения журнала инструктажа по технике безопасности можно в этой статье .

    Кто занимается его заполнением

    Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

    Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

    Правила ведения журнала

    Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

    Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

    Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

    На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

    На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку
  • период времени
  • ФИО ответственного
  • должность лица
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

    Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

    Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала

    Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

    На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

    Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

    Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

    Электронная форма журнала

    Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

    Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе
  • оптимизация работы
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа
  • конфиденциальность журнала
  • меньше времени уходит на его ведение
  • упрощение выдачи выписок и справок.

    Внесение изменений в документ

    Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

    Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

    Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

    Ведение журнала регистрации трудовых договоров

    Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

    В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

    Обязательно ли его вести? Мнение законодательства

    Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

    Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

    Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

    Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

    Опыт кадровиков

    Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

    Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

    В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

    Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

    Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

    Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

    Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

    Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

    Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.