Руководства, Инструкции, Бланки

образец договор на использование личного автомобиля в служебных целях 2015

Рейтинг: 4.6/5.0 (1293 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях (2) - образец РБ 2016

Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях (2)

"____" _________ 2005 г.

_________________________, именуемое в дальнейшем "Наниматель", в лице директора ________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин ____________________, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, а вместе в дальнейшем именуемые - "Стороны", заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1 Работник использует по поручению Нанимателя личный автомобиль "____________" (государственный номерной знак __________) в следующих служебных целях:

- поездки по городу Минску;

- поездки в служебные командировки.

1.2. Срок использования автомобиля определяется сроком трудового договора Нанимателя с Работником.

1.3. Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется в размере суммы износа (амортизации) автомобиля за период его использования в служебных целях.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Наниматель обязуется:

2.1.1. Поручать Работнику выполнять задания с использованием личного автомобиля только в целях, определенных п. 1.1 настоящего Договора.

2.1.2. Своевременно определять и выплачивать Работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2.1.3. На основании отдельно заключаемых Нанимателем договоров с поставщиками нефтепродуктов предоставлять Работнику горюче-смазочные материалы или возмещать Работнику произведенные им расходы на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного транспорта в служебных целях.

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Нанимателя в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего Договора.

2.2.2. Осуществлять ремонт, техническое обслуживание автомобиля и страхование гражданско-правовой ответственности владельца автомобиля за свой счет.

2.2.3. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.

2.2.4. От имени Нанимателя осуществлять получение ГСМ у поставщиков нефтепродуктов, по договорам, заключенным Нанимателем, или предоставлять Нанимателю документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ для заправки автомобиля и использования его в служебных целях.

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Расчет суммы компенсации осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

3.2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение затрат на приобретение ГСМ производится один раз в месяц в срок, установленный для выплаты заработной платы на предприятии за месяц.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях Наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий Договора, либо отказаться от Договора и взыскать убытки, причиненные Работником.

4.2. В случае несвоевременной выплаты компенсации работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях или возмещения расходов на приобретение ГСМ Наниматель уплачивает Работнику неустойку в размере 0,1% от невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Расчет суммы компенсации производится Нанимателем исходя из восстановительной стоимости автомобиля, определяемой независимой оценочной организацией на момент заключения настоящего договора.

5.2. В случае выплаты Нанимателем компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях сверх суммы амортизационных отчислений с Работника в установленном законодательством порядке удерживается подоходный налог.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.

6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение срока использования автомобиля, определенного п.1.2 Договора.

6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим Договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством.

7. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Другие статьи

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С

Законопроект "О профилактике семейно-бытового насилия" разработан в целях совершенствования законодательства в сфере создания правового механизма реализации предпринимаемых государством экономических, социальных и политических мер в области борьбы с насилием в семейно-бытовой сфере. Его правовой оснойвой является Конституция РФ, а также Конвенция о ликвидации всех форм дискриминации в отношении женщин.

С целью расширения возможностей депутатов, избранных по одномандатным округам законопроектом "О внесении изменений в статью 37 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" предусматривается рост числа работающих на общественных началах помощников депутатов, избранных в одномандатных округах. Законопроектом предлагается увеличение их численности до 60 человек.

Законопроектом "О внесении изменения в статью 16 Закона Российской Федерации "О приватизации жилищного фонда в Российской Федерации" предлагается распределить ответственность по обязательствам проведения капитального ремонта домов между всеми собственниками данного жилищного фонда (наймодателями) пропорционально времени нахождения дома в соответствующем ведении.

Дата размещения статьи: 30.09.2016

Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С.Н.)

В указанных суммах (как утверждают чиновники, не меняя своей позиции на протяжении многих лет <7>) учтено и возмещение затрат, которые возникают при эксплуатации транспортного средства. То есть суммы дополнительного возмещения работнику, например, стоимости ГСМ, помимо установленной компенсации, учесть в целях налогообложения прибыли нельзя.

<7> Письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776.

Пример. И.И. Иванов-менеджер организации (имеет разъездной характер работы). По согласованию с руководством он написал заявление в бухгалтерию на выплату ему ежемесячной компенсации за использование его личного транспорта - автомобиля ВАЗ-2109 (объем двигателя - 1500 куб. см) - в служебных целях.

Согласованная сторонами сумма компенсации:

- выражена в твердой сумме и составляет 3000 руб/мес. (вариант 1);

- составляет 1200 руб/мес. расходы на ГСМ возмещаются дополнительно к указанной сумме (с ограничением не более 3000 руб/мес.) (вариант 2).

Организация применяет традиционную систему налогообложения (уплачивает налог на прибыль).

При выборе любого из вариантов в целях налогообложения прибыли организация учтет 1200 руб. Превышение суммы компенсации над законодательно установленной нормой в сумме 1800 руб. (вариант 1) и 4800 руб. (вариант 2 при условии, что возмещаемые расходы, подтвержденные документально, - 3000 руб.) в составе прочих расходов не учитываются.

Данные бухгалтерского и налогового учета в этом случае не совпадают. У организации (если она не относится к малым предприятиям) возникнет необходимость в применении ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" <8> (в бухгалтерском учете она отразит постоянное налоговое обязательство).

<8> Утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Более того, по вопросу об экономической обоснованности Минфин заметил: компенсация, выплаченная за время, когда имущество в служебных целях не используется (например, когда сотрудник находятся в отпуске, командировке, на больничном), в целях налогообложения не учитывается <9>.

<9> Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, от 26.05.2009 N 03-03-07/13.

"Неприятности" могут возникнуть и в том случае, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности. Дело в том, что согласно нормам трудового законодательства (ст. 188 ТК РФ) на компенсацию можно рассчитывать в случае использования имущества, принадлежащего работнику. Поскольку в нормах пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и Постановления Правительства РФ N 92 речь идет о личном легковом автомобиле, уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за его использование можно только при принадлежности транспортного средства работнику на праве собственности <10>.

<10> Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49.

Однако представленное выше мнение нельзя отнести к устойчивому. Доказательством тому служит наличие иных разъяснений чиновников (о том, что норма пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ применяется и в отношении автомобилей, не являющихся собственностью работников, которыми работники пользуются по доверенности <11>) и арбитражной практики, подтверждающей данный подход <12>. (Автор придерживается такой же точки зрения.)

<11> Письма Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@.

<12> Например, из материалов Постановления ФАС УО от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 по делу N А76-18948/2012 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. По их мнению, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

Налог, уплачиваемый при применении УСНО. Аналогичный подход (по учету компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях) прослеживается у компетентных органов в отношении тех налогоплательщиков, которые применяют УСНО (объект налогообложения "доходы минус расходы"). Это логично, ведь согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ названная норма принимается применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. То есть "упрощенец", следуя рекомендациям чиновников <13>, при выплате компенсации учтет в налоговых расходах только суммы, предусмотренные Постановлением Правительства РФ N 92. В них, как уже было отмечено, учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (суммы износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

<13> См. например, Письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-11-11/82.

НДФЛ. А вот НДФЛ компенсация за использование личного автотранспорта (будь то суммы, выплачиваемые за износ имущества, либо возмещение расходов в связи с его использованием) не облагается в размере, установленном соглашением сторон (трудовым договором). Это явствует из п. 3 ст. 217 НК РФ. Минфин подчеркивает: "поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ" <14>.

<14> Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326. Разъяснения по данному вопросу представлены и в других Письмах ведомства (от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305).

В то же время рассматриваемая норма НК РФ (п. 3 ст. 217) не применяется в тех случаях, когда автомобиль, используемый в целях трудовой деятельности, не является личным имуществом работника организации (последний управляет транспортным средством по доверенности ). При таких обстоятельствах (заявляют чиновники <15>) суммы возмещения расходов, связанных с использованием авто в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

<15> Письма Минфина России от 21.02.2012 N 03-04-06/3-42, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@.

Обратите внимание! Сказанное справедливо лишь для случаев, когда доверенность на вождение автомобиля получена от третьего лица.

Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов. суммы возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля работником организации по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ, при условии, что автомобиль приобретен после вступления в брак <16>.

<16> Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49.

Мы придерживаемся следующего мнения: поскольку переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан, организация вправе не включать в базу по НДФЛ сумму компенсаций за использование личного транспорта, которым работники владеют на основании доверенности. Однако такой подход (вероятнее всего) придется доказывать в суде, впрочем, шансы на успех имеются <17>.

<17> См. например, Постановления ФАС УО от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 по делу N А60-18171/2013, АС СЗО от 28.08.2014 по делу N А56-50900/2013.

Страховые взносы. Согласно п. 3 ст. 7 Закона о страховых взносах <18> и официальным разъяснениям <19> названная компенсация не подлежит обложению страховыми взносами (в том числе на травматизм - пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона об обязательном соцстраховании <20>) в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работниками.

<18> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

<19> Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

<20> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

При этом чиновники настаивают на том, что организация должна иметь копии документов, подтверждающих и право собственности работника на используемое имущество, и величину понесенных расходов <21>. Впрочем, суды такую позицию не поддерживают <22>.

<21> Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92.

<22> Например, в Постановлении ФАС УО от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 (Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС) указано, что на компенсацию работнику за использование автомобиля в интересах работодателя страховые взносы не начисляются. При этом не имеет значения, принадлежит автомобиль работнику на праве собственности или он управляет машиной по доверенности.

Поскольку "автомобильные" компенсации в целях налогообложения малопривлекательны, рекомендуем заменить их договором аренды автомобиля с сотрудником организации.

Обратите внимание! В отличие от ГК Украины, согласно ГК РФ договор аренды автотранспортного средства не подлежит обязательному нотариальному заверению.

Во всяком случае, договор аренды позволяет учесть расходы в полной (а не "усеченной", как при выплате компенсации) сумме.

К расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль арендатора (организации), относятся:

- сумма арендной платы (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В силу пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ арендная плата признается расходом либо на последнее число отчетного (налогового) периода, либо на дату расчетов в соответствии с условиями договоров;

- расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это ГСМ, ремонт, техобслуживание и др.

Если вы применяете УСНО (объект "доходы минус расходы"), арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, можете учесть в целях налогообложения также в полной сумме (пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Единственное неудобство аренды связано с необходимостью удержания с арендной платы НДФЛ (ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ), тогда как компенсация данным налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Обратите внимание! Вопрос о наличии у организации - арендатора имущества физического лица обязанностей налогового агента при выплате арендодателю (физическому лицу) вознаграждения некоторые специалисты считают неоднозначным <23>. Мы уже высказали свое мнение по данному вопросу <24>. Повторимся: российская организация, выплачивающая доход в виде арендной платы физическому лицу (не индивидуальному предпринимателю) за аренду его имущества, признается налоговым агентом по НДФЛ <25>.

<23> Споры порождает норма пп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ.

<24> См. статью Н.К. Сенина "Расчет с арендодателями продукцией и возврат товара при обложении ЕСХН" этого номера журнала (с. 29).

<25> См. также Письма Минфина России от 18.09.2013 N 03-04-06/38698, от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5894@.

А вот страховые взносы (как и в случае с "автомобильной" компенсацией) во внебюджетные фонды платить не придется <26>.

<26> Пункт 3 ст. 7 Закона о страховых взносах, п. 1 ст. 5 и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона об обязательном соцстраховании.

Заострим ваше внимание еще на таком моменте.

Если с сотрудником организации заключен договор аренды транспортного средства с экипажем. помимо суммы арендной платы в договоре рекомендуется указать стоимость услуг по управлению транспортом. Тогда арендная плата будет облагаться только НДФЛ, а вот услуги по вождению - НДФЛ и страховыми взносами. В противном случае (если в договоре аренды машины с экипажем арендную плату и стоимость услуг не разделить) проверяющие будут настаивать на уплате страховых взносов со всей суммы, проставленной в договоре.

Что касается налогового учета, стоимость услуг по управлению автомобилем списывается в расходы на оплату труда на основании п. 21 ст. 255 НК РФ (если ваша организация является плательщиком налога на прибыль) и пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ (при применении УСНО).

Подводя итог сказанному, отметим: наиболее привлекательным использованием личного автомобиля в служебных целях является использование по договору аренды транспортного средства без экипажа. Во всяком случае, для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих "доходно-расходную" УСНО, этот договор позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины (главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены).

"Упрощенцам" с объектом налогообложения "доходы" есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества. Дело в том, что расходы в учете такие налогоплательщики не отражают, а суммы компенсации (как было отмечено выше) не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в то время как с арендной платы НДФЛ исчислить нужно). Только не забывайте: чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику, запастись расчетами компенсаций и иметь в наличии документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Образцы договоров и других документов

В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ И АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ИМУЩЕСТВА

ДОГОВОР ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ АВТОМОБИЛЯ

В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ № ____

_____ «_____________» (указать наименование юридического лица), именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице директора ____________________ действующего на основании Устава, с одной стороны, и ___________________ (Ф.И.О.), именуемое в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1.1."Работник" предоставляет Нанимателю автомобиль, принадлежащий Работнику на праве собственности.

1.2. Стоимость автомобиля оценена в размере ____________ рублей (указать сумму) (экспертное заключение о стоимости транспортного средства).

Автомобиль находится в технически исправном состоянии и пригоден для использования в соответствии с настоящим договором.

1.3.Автомобиль используется для нужд Нанимателя в целях решения организационных вопросов, связанных с хозяйственной деятельностью Нанимателя – обеспечения проезда к месту назначения и обратно, при командировках, в частности

1.4.Срок использования автомобиля в служебных целях - период трудовых взаимоотношений, если сторонами не будет установлено иное.

1.5. Наниматель производит выплаты Работнику в размере стоимости ГСМ, израсходованных в процессе использования автомобиля для нужд Нанимателя.

Размер выплат устанавливается в соответствии с данными бухгалтерского учета Нанимателя.

1.6. Работник использует автомобиль в нерабочее и иное время в личных целях с употреблением собственных ГСМ.

2.1.1. Поддерживать автомобиль в исправном состоянии, использовать его в соответствии с целями, предусмотренными настоящим договором.

2.1.2. Использовать автомобиль в целях, не предусмотренных настоящим договором исключительно по дополнительному согласованию с Работником и с соблюдением порядка, предусмотренного действующим законодательством.

2.1.3. Возмещать Работнику проводимые им затраты на покупку ГСМ в общеустановленном порядке, либо обеспечивать Работника собственными ГСМ в рамках исполнения предмета договора.

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Использовать автомобиль в соответствии с целями, предусмотренными настоящим договором без каких-либо ограничений и по требованию Нанимателя.

2.2.2. Вести учет расхода ГСМ в порядке, принятом на предприятии.

2.2.3.Производить за свой счет капитальный и текущий ремонт автомобиля.

3. ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА.

3.1. Досрочное расторжение договора может быть произведено по соглашению сторон, в случае перехода права собственности на автомобиль третьему лицу, а также в случае неисполнения, либо ненадлежащего исполнения обязательств по договору одной из сторон.

3.2. В случае не достижения сторонами соглашения, споры по досрочному расторжению договора решаются в судебном порядке.

4. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ.

4.1. Риск случайной гибели автомобиля лежит на собственнике автомобиля.

Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует в период трудовых отношений.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

2200__, г. Минск, а/я ___Паспорт: серия _________________

р/с ______________№ ___________

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Проверьте установленные у вас сроки выплаты зарплаты

C 03.10.2016 все работодатели обязаны установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре даты выплаты зарплаты не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

ФНС определилась с заполнением поля 107 платежки по НДФЛ

Перечисляя, например, НДФЛ с отпускных и больничных, поле 107 платежного поручения налоговые агенты должны заполнять в формате «МС.ХХ.ХХХХ».

Работнику-нерезиденту запрещено выплачивать зарплату наличными

Валютный закон содержит закрытый перечень операций, разрешенных проводить организации-резиденту РФ без использования банковского счета (ч.2 ст.14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ ). И выплата зарплаты нерезиденту в этом перечне не поименована.

Командировочные расходы на перелет без посадочного талона не списать

Покупка авиабилета (как бумажного, так и электронного) сама по себе не подтверждает факт перелета. Для учета в «прибыльных» целях расходов на услуги авиаперевозки необходим еще и посадочный талон.

Страховые взносы по «обособкам» в 2017 году: как платить

С 2017 года администрированием страховых взносов будет заниматься ФНС. В связи с этим порядок уплаты взносов частично изменится, в т.ч. новшества коснутся организаций, открывших обособленные подразделения.

НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу: позиция изменилась

С 2016 года облагаемый НДФЛ доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении беспроцентного займа определяется в последний день каждого месяца, в котором действовал договор. И раньше Минфин считал, что за периоды до 2016 года такой доход надо признать на 31.01.2016 г. Но сейчас все изменилось.

Запоздали с уплатой налога на один день: будут ли пени

Ни для кого не секрет, что плательщики, не вовремя уплачивающие налоги, должны перечислить в бюджет еще и сумму пени. Но возникает ли такая обязанность у тех, кто уже на следующий день после установленного срока исполнил свою обязанность по уплате налога?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 октября 2011 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходо в ст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездк у ст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие сумм ы ст. 188 ТК РФ :

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • <или> приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за меся ц пп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
  • <или> установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
Смотрим «зарплатные налоги»

У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающи е Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1. от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@. так и запрещающие это делат ь Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 ;

3) документы учета служебных поездок:

  • <если> вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатор а Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
  • <если> вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6. п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

СОВЕТ

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форм е п. 1 ст. 210. подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы ” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения
  • по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документ ы п. 1 ст. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательн о Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГС М Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@ ; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужн о п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полность ю подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласен с этим и Минфи н Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимник и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начислени я пп. 5. 6, 6.1. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н. Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Совет

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательств о пп. 4. 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб. поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей — в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников

“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.) ” .

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать ” .

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьс я ст. 188 ТК РФ .

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашение м Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41) ; Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

  • данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
  • размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

10 августа 2011 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
— вести учет служебных поездок в путевых листах;
— представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

От работодателя
Генеральный директор

С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование ими своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. А это бывает очень редко (практически никогда). Поэтому понятна распространенная практика компаний заключать договоры аренды автомобилей сотрудников вместо выплаты им компенсаций. В этом случае компании могут включать в расходы и сумму арендной платы, и расходы на содержание и ремонт арендованного транспортного средств а подп. 2 п. 1 ст. 254. подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649. Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛ подп. 4 п. 1 ст. 208. п. 1 ст. 226 НК РФ .

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему « Гарантии / компенсации работникам »: 2015 г. 2014 г. 2013 г. 2012 г. 2011 г.

в России Индекс
потребительских цен

Используется
для индексации зарплаты

0 Минимальный
размер оплаты труда

Используется для
регулирования зарплаты

Приходилось ли вам самостоятельно разрабатывать форму бланка строгой отчетности (БСО)?

Мы взяли форму БСО из правовой базы

Для наших услуг форма БСО утверждена госорганом

Нет, мы не применяем БСО

БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

вер. 5.0.0 |  © Главная книга 2012—2016 г. | По всем техническим вопросам пишите на support@glavkniga.ru