Руководства, Инструкции, Бланки

положение о работе с корпоративными картами образец

Рейтинг: 4.1/5.0 (390 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт - образец РБ 2016

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт Текст документа:

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

- при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег - не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов - не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, - не позднее 5 рабочих дней);

- при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов - не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Приложение N 2
к положению от _______ N __

КОММЕНТАРИЙ

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).

Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Банк»:
  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 29 сентября 2016

  • Внесены корректировки в
  • положение о работе с корпоративными картами образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Положение о работе с корпоративными картами образец

    Шаблон положения по использованию корпоративных банковских карт Шаблон положения по использованию корпоративных банковских карт

    Выпустили банковские карты. О бух. учете и правилах использования есть общее представление, а может где есть шаблон "порядка использования корпоратиных карт" или "положение по использованию корпоративных карт". Надо его написать, т.к. "должно быть", а с нуля писать сложно, и шаблонов не нашла. Заранее спасибо.

    Я ИЗОБРЕЛА ТАКОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:
    1. Предоставление отчета о целевом использовании денежных средств.
    1.1. При расходовании средств с использованием корпоративной карты путем оплаты товаров (работ, услуг) в безналичном порядке или снятия наличных работник обязан отчитаться о целевом расходовании средств в срок не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте или снятия с нее наличных денежных средств.
    При расходовании средств с использованием корпоративной карты в период нахождения в командировке работник обязан отчитаться о целевом расходовании средств в срок не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.
    1.2. Отчет, указанный в пункте 1.1. работник составляет по унифицированной форме № АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001г. №55. В качестве дополнительной информации в отчете необходимо указать номер корпоративной карты, с которой оплачены соответствующие расходы.
    1.3. К отчету, указанному в пункте 1.1, работник обязан приложить документы, подтверждающие расходы, оплаченные с использованием корпоративной карты, включая документы на приобретение товаров, работ, услуг (проездные билеты, счета гостиниц, товарные и кассовые чеки и т.д.), а также документы о списании денежных средств с корпоративной карты или снятии с нее наличных (квитанции банкоматов, слипы и т.д.).
    1.4. В случае если работник не представит документы подтверждающие экономическую обоснованность произведенной оплаты товаров, работ, услуг, оформленные надлежащим образом в соответствии с законодательством РФ, которые подтверждают расходы, оплаченные с использованием корпоративной карты, суммы данных расходов, списанные со счета ООО «ААА», удерживаются из заработной платы работника.
    2. Конфиденциальность информации, связанной с корпоративной картой ООО «ААА». Возмещение убытков.
    2.1. Держатель корпоративной карты не вправе разглашать сведения о номере корпоративной карты и ее пин-коде третьим лицам.
    2.2. Держатель карты не вправе передавать ее третьим лицам.
    2.3. В случае утраты корпоративной карты по любым причинам, включая ее хищение, держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в БАНК с целью блокирования данной карты. Если будет выявлен факт утери или порчи корпоративной карты по вине держателя, то комиссия за перевыпуск будет удержана из его заработной платы
    2.4. Убытки, причиненные несвоевременной блокировкой счета по вине держателя карты, взыскиваются с держателя карты.
    3. При увольнении сотрудник обязан сдать карту в бухгалтерию за три календарных дня до даты увольнения.
    4. Ответственным за выдачу и прием корпоративных карт, а так же за ведение ведомости учета приема и выдачи корпоративных карт (Приложение №1) с перечнем номеров корпоративных карт и Ф.И.О. сотрудников-держателей карт, назначается кладовщик Иванов И.И.

    Корпоративные карты для сотрудников

    Корпоративные карты для сотрудников

    "Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 4

    КОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ

    Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета? На эти и другие вопросы мы ответили в представленной статье.

    Что такое корпоративная банковская карта? Корпоративная карта, как любая другая пластиковая банковская карта, представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.

    Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П <1>. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У <2>, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г.

    <1> Зарегистрировано Минюстом 25.03.2005 N 6431, действует в ред. Указаний Банка России от 21.09.2006 N 1725-У, от 23.09.2008 N 2073-У, от 15.11.2011 N 2730-У, с изменениями, внесенными Указанием Банка России от 10.08.2012 N 2862-У.

    <2> Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863.

    С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

    Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.

    Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

    Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

    - не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;

    - запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;

    - поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);

    - в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

    Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами? Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

    - экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;

    - снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;

    - упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);

    - автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

    Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами? Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

    Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

    По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

    В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

    - на территории РФ - в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;

    - на территории иностранных государств - в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

    Каков порядок оформления корпоративных карт? По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

    V написать заявление на открытие счета;

    V оформить карточку образцов подписей;

    V подписать договор банковского счета для расчетов по операциям с

    использованием корпоративных карт;

    V оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с

    После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

    V реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных

    V заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается

    держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем

    V приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

    Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

    Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"? Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

    - назначение корпоративной карты;

    - основания для выпуска карты;

    - основания для ее использования;

    - порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;

    - порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;

    - ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

    Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

    - Ф. И. О. держателей;

    - даты передачи и возврата карт.

    Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

    Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт? Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

    Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

    Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т. д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

    Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

    V идентификатор банкомата, электронного терминала или другого

    технического средства, предназначенного для совершения операций с

    использованием платежных карт;

    V дата совершения операции;

    V сумма операции;

    Положение о корпоративной связи

    Положение о корпоративной связи

    ПОЛОЖЕНИЕ О КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ

    ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

      1.1. Настоящее Положение определяет порядок предоставления корпоративной мобильной связи сотрудникам ООО «______________» (далее по тексту – Общество), устанавливает порядок предоставления корпоративной мобильной связи, требования к пользованию корпоративной мобильной связью, нормы и порядок возмещения расходов на корпоративную мобильную связь.

    1.2. Требования настоящего Положения обязательны для всех сотрудников Общества, участвующих в выполнении операций, предусмотренных данным Положением.

    1.3. В выполнении операций, определенных настоящим Положением, участвуют:

    - Генеральный директор (заместитель);

    1.4. Требования настоящего Положения могут распространяться на всех работников Общества, с кем заключены трудовые договоры, в том числе на совместителей и временных работников.

    1.5. Средства мобильной связи предоставляют сотруднику на время его работы в Обществе в целях повышения эффективности управления и оперативного обмена информацией.

    1.6. Перечень должностей сотрудников Общества, которым предоставляется корпоративная мобильная связь, определен настоящим Положением (Приложение №1). В случае производственной необходимости этот перечень может быть изменен или дополнен на основании приказа Генерального директора.

    1.7. Основные термины, используемые в настоящем Положении:

    - «Корпоративная мобильная связь» - совокупность услуг мобильной связи, предоставляемых оператором мобильной связи на основании договора, заключенного с Обществом, и используемых сотрудниками Общества;

    - «КорпоративнаяSIM-карта» - интеллектуальная карта стандарта GSM, принадлежащая Обществу и используемая сотрудником для корпоративной мобильной связи;

    - «Корпоративный мобильный аппарат» - беспроводной цифровой телефонный аппарат стандарта GSM, принадлежащий Обществу и выданный сотруднику по Акту приема-передачи для пользования корпоративной мобильной связью;

    - «Лимит корпоративной мобильной связи» - предельная стоимость потребляемых услуг мобильной связи, установленная Приказом Генерального директора для конкретного сотрудника, использующего корпоративную мобильную связь, на каждый календарный месяц.

    2.ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ

    2.1. В целях повышения оперативности и эффективности принятия управленческих решений, связанных с производственно-хозяйственной деятельностью, Общество за свой счет обеспечивает установленным категориям сотрудников возможность использования корпоративной мобильной связи.

    2.2. Работники обеспечиваются корпоративной мобильной связью только на период работы в Обществе путем выдачи работнику корпоративной SIM-карты.

    2.3. При отсутствии у работника мобильного аппарата для пользования корпоративной мобильной связью, ему вместе с корпоративной SIM-картой может выдаваться корпоративный мобильный аппарат.

    2.4. Если выполнение трудовых функций работника связано с необходимостью использования корпоративной мобильной связи, выдача SIM-карты (мобильного аппарата) производится на основании письменной заявки работника (Приложение №2), утвержденной Генеральным директором.

    2.5. Пользование корпоративной мобильной связью осуществляется на основании лимитов корпоративной мобильной связи, признаваемых достаточными для решения сотрудниками производственных задач в рамках должностных обязанностей.

    2.6. Если выполнение трудовых функций работника связано с необходимостью использования корпоративной мобильной связи, выдача SIM-карты, закрепление корпоративного номера и установление лимита производится приказом Генерального директора.

    2.7. В течение двух рабочих дней с момента подписания приказа работнику выдается SIM-карта под роспись и (при необходимости) мобильный аппарат по акту приема-передачи.

    2.8. В случаях, вызванных производственной необходимостью, установленный лимит корпоративной связи может быть изменен. Изменение лимита производится на основании личного заявления сотрудника либо служебной записки непосредственного руководителя и приказа Генерального директора с 1-го числа месяца, следующего за текущим.

    2.9. На время отпуска или временной нетрудоспособности работника за ним сохраняется установленный лимит корпоративной связи в целях обеспечения оперативной связи в случае возникновения производственной необходимости.

    3.ПРАВИЛА ПОЛЬЗОВАНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗЬЮ

    3.1. Сотрудник, пользующийся корпоративной мобильной связью, должен использовать ее только в служебных целях.

    3.2. При использовании корпоративной мобильной связи не по назначению все личные телефонные переговоры подлежат оплате работником.

    3.3. Сотрудник, использующий корпоративную мобильную связь, обязан отвечать на входящие телефонные звонки в течение рабочего дня, а также в период отпуска или временной нетрудоспособности в целях обеспечения оперативной связи. За несоблюдение данного пункта к сотруднику может быть применено дисциплинарное взыскание.

    3.4. Во время нахождения сотрудника в служебной командировке все звонки, произведенные вне рабочего времени (в том числе в выходные и праздничные дни), подлежат оплате Обществом.

    3.5. В случае направления сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации право использования корпоративной мобильной связи предоставляется сотруднику приказом Генерального директора на основании служебной записки сотрудника с обоснованием необходимости использования мобильной связи за границей. На основании резолюции Генерального директора заместитель генерального директора визирует, а помощник руководителя оформляет заявку оператору мобильной связи на подключение роуминга.

    3.6. Оплата счетов за услуги мобильной связи осуществляется бухгалтерией на основании договоров, заключенных Обществом с оператором мобильной связи.

    4.НОРМЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ ПЕРЕРАСХОДА ЛИМИТА КОРПОРАТИВНОЙ МОБИЛЬНОЙ СВЯЗИ

      4.1. В качестве документального подтверждения расходов на корпоративную мобильную связь помощник руководителя организует получение от оператора, предоставляющего мобильную связь, детализации звонков по всем корпоративным номерам, используемым в Обществе.

    4.2. В случае превышения установленного лимита корпоративной мобильной связи в результате проведения переговоров, связанных с выполнением служебных обязанностей, работник должен в служебной записке обосновать необходимость проведения данных переговоров и передать ее на рассмотрение Генеральному директору Общества.

    4.3. При превышении установленного лимита корпоративной мобильной связи сумма расхода, не подтвержденная производственной необходимостью, подлежит оплате работником посредством удержания денежных средств из его заработной платы.

    5.МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА, ИСПОЛЬЗУЮЩЕГО КОРПОРАТИВНУЮSIM-КАРТУ И КОРПОРАТИВНЫЙ МОБИЛЬНЫЙ АППАРАТ

    5.1. Работник несет ответственность за сохранность выданных ему средств корпоративной мобильной связи (SIM-карты, мобильного аппарата). В случае утери или неумышленной порчи средств корпоративной мобильной связи работник за счет личных денежных средств:

    - восстанавливает SIM-карту с тем же номером у оператора, предоставившего SIM-карту;

    - ремонтирует, а в случае невозможности проведения ремонта (восстановления) приобретает мобильный аппарат.

    5.2. Средства корпоративной мобильной связи (SIM-карта и/или мобильный аппарат) передаются работнику по акту приема-передачи. В день увольнения работник обязан вернуть SIM-карту и/или мобильный аппарат по акту приема-передачи материальных ценностей.

    5.3. Контроль возврата средств корпоративной мобильной связи (SIM-карта, мобильный аппарат) возлагается на помощника руководителя.

    6.1. Контроль над исполнением настоящего Положения возлагается на ________________________

    6.2. Настоящее Положение может быть дополнено, изменено или отменено приказом Генерального директора Общества.

    о корпоративной мобильной связи

    на предоставление корпоративной

    1. Ф.И.О. сотрудника, должность ________________________________________________________

    2.ОформлениеSIM-карты
    • Оформить SIM-карту впервые
    • Переоформить личную SIM-карту, закрепленную за мобильным номером ______________________, оформленную на _______________________________________

    паспорт: серия _________ №_______________ выдан _______________________________

    3.Срок предоставления корпоративной связи
      :
    • Бессрочно (на период работы на предприятии)
    • На период с _____________ по _______________

    4.Лимит корпоративной связи ____________ руб.

    5.Выдача мобильного аппарата
      ___________.

    6.Примечание _______________________________________________________

    руководитель ________________ _____________ ____________________

    Генеральный директор _____________ / ___________________

    Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

    Корпоративная карта: ответы на главные вопросы

    Вместо чековых книжек банки стали переводить компании на корпоративные карты. Преимущества очевидны. Не надо ездить в банк за деньгами, а снять наличные можно в любое время. Но при работе с картами возникает много вопросов. Ответы на них в статье.

    Банки борются с неучтенными наличными из-за страха потерять лицензию. Читатели прислали в редакцию десятки писем о том, что банкиры принудительно заставляют клиентов отказаться от чековых книжек и перейти на корпоративные карты. У компаний, для которых бизнес-карты в новинку, появляется множество вопросов. Мы ответили на десять самых частых из них.

    Что такое корпоративные банковские карты и как их оформить?

    Корпоративная карта — это карта, привязанная к специальному счету компании. Она предназначена для оплаты представительских и командировочных расходов, а также сдачи наличной выручки на счет компании через терминалы банка. Обычно банк выдает именные карты, которые оформляют на конкретных сотрудников. К счету можно привязать одну или несколько карт.

    Перечень документов для оформления корпоративных карт в каждом банке разный. Но в большинстве алгоритм действий для клиентов следующий.

    Шаг 1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании бизнес-карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться картами. К договору надо приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. Формы заявлений у каждого банка свои.

    Шаг 2. Открыть специальный счет для расчетов корпоративными картами и установить расходные лимиты по картам.

    Шаг 3. Получить карты. В некоторых банках бизнес-карты может получить один сотрудник, у которого есть доверенность. В других — корпоративные карты выдаются только «физику», на чье имя карта выпущена, при предъявлении паспорта.

    Надо ли утверждать специальное положение о корпоративных картах?

    Банковские правила не регулируют порядок работы с бизнес-картами внутри компании. В то же время стоит утвердить внутреннее положение (см. образец 1). В нем надо определить круг работников, которым компания будет выдавать карты, и лимит расходования средств.

    Средства на карте сами по себе не являются подотчетными, но они станут ими, когда сотрудник снимет наличные или проведет расчет корпоративной картой. Поэтому в положении необходимо записать, для оплаты каких расходов можно использовать карту (командировочных, представительских, хозяйственных), а также в какие сроки сотрудники должны отчитаться о потраченных средствах.

    Образец 1. Положение о корпоративных картах

    Как проконтролировать, чтобы работники не сняли с карт лишнее?

    На каждую карту можно установить лимит расходов. Например: на снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой, операции за рубежом и др. Те же лимиты можно установить и в договоре с банком. Чтобы сотрудники не воспользовались картой в личных целях, в положении стоит записать, что компания вправе удержать из зарплаты сотрудника все средства, за которые он не отчитался. При этом в договоре с банком можно записать перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по счету карты.

    Может ли один работник передать карту другому сотруднику?

    Обычно банк оформляет именные карты на конкретных работников. Поэтому использовать карты вправе только их держатели. Но компания может прямо установить такой запрет в своем внутреннем положении. Заодно можно написать, что за сохранность карты отвечает работник, на которого она оформлена.

    Можно ли снять деньги с корпоративной карты, чтобы раздать зарплату?

    По общему правилу бизнес-карты не предназначены для выдачи зарплаты. Но нет и ограничений для таких операций. Поэтому кассир может снять деньги с бизнес-счета, внести их в кассу по приходнику, а затем раздать наличные сотрудникам, у которых нет банковских карт. Для этого надо оформить платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

    Вправе ли сотрудник снять с бизнес-карты свою зарплату?

    Использовать корпоративную карту сотрудник вправе для оплаты командировочных и представительских расходов. Под эти расходы банк и оформляет карту. Сотрудник, который снимает с карты средства или перечисляет их на другой счет, должен отчитаться за них, как и за наличные деньги из кассы. Поэтому снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера сотрудники не вправе. Для этого предусмотрен другой вид банковских карт — зарплатные.

    Нужно ли требовать у сотрудника заявление о расходовании подотчетных с карты?

    По общему правилу заявление нужно оформить, если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). О том, надо ли оформлять заявление о расходовании средств с карты, в банковских правилах не сказано. В то же время компания сама может установить такой порядок, чтобы знать, кто и сколько денег планирует потратить. Когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой, то должен отчитаться о расходах.

    Как учесть деньги, которые сотрудник израсходовал в командировке?

    Все деньги на бизнес-счете принадлежат компании. В момент пополнения корпоративного счета сотрудники еще не получают деньги. Значит, операции по пополнению счета отражают по дебету счета 55 «Специальные счета в банках». А вот после оплаты картой или при снятии наличных надо сделать записи по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Обо всех операциях, проходящих по счету, к которому привязаны корпоративные карты, компания может узнать из выписки и на основании этого документа сделать записи в учете.

    Можно ли оплатить картой покупки дороже 100 тыс. рублей?

    Расчеты наличными между компаниями по одному договору не могут превышать 100 тыс. рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Но, если работник платит картой, такие расчеты не считаются наличными. Поэтому лимит можно не соблюдать. В то же время при крупных покупках (обычно более 100 тыс. рублей) банки часто требуют представить документы, подтверждающие расходы. А если работники снимают много наличных, просят пояснения, на какие цели. На запрос безопаснее ответить (см. образец 2).

    Образец 2. Пояснения о том, почему сотрудники сняли много наличных

    Можно ли списать расходы на оформление и обслуживание карт?

    За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно списать как расходы на услуги банка (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Затраты подтверждает договор и банковская выписка.

    Пять преимуществ корпоративных карт

    1. Экономия времени. Работник может снять деньги или пополнить счет, не посещая банк. Достаточно найти банковский терминал. Причем доступ к счету круглосуточный.

    2. Безопасность. Сотрудник не потеряет деньги. А если у него украдут карту, то ее можно сразу заблокировать и ограничить доступ к счету.

    3. Контроль расходов. Компания может установить лимит по расчетам корпоративной картой и подключить смс-оповещение. Это позволит в режиме реального времени контролировать, сколько тратит работник.

    4. Конвертация валюты. Картой можно расплатиться за рубежом, и не надо отдельно покупать валюту. Рубли автоматически переводятся в другую валюту.

    5. Сокращение расходов. Тарифы на снятие наличных с карт обычно ниже, чем при снятии наличных по чеку в банке.

    Использование корпоративных карт компании

    Использование корпоративных карт в компании


    Сайт журнала «Зарплата»
    Электронный журнал «Зарплата»

    Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П.

    Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

    - разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ );

    - утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт в компании (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

    - ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ );

    - организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ. информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);

    - прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

    Положение о порядке использования корпоративных карт

    В статье будем исходить из того, что компания решила открыть отдельный специальный карточный счет.

    Положение о порядке использования корпоративных карт является методическим руководством для всех сотрудников компании, которые по долгу службы так или иначе втянуты в этот процесс.

    В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

    - перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;

    - лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;

    - срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;

    - порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

    - срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;

    - примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;

    - требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;

    - порядок действий при утрате карты;

    - виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

    Перечень операций по карте

    Альтернативой положению о порядке использования корпоративных карт может служить отдельный раздел об использовании корпоративных карт в другом локальном нормативном акте компании. Таким разделом, например, можно дополнить положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Оно показано ниже.

    У кого есть право на использование корпоративных карт в компании

    Использовать корпоративные карты имеют право те сотрудники, на которых эти карты оформлены. При оформлении корпоративных карт компания в банк подает утвержденный руководителем список сотрудников компании, имеющих право использовать карты.

    Если руководитель компании решил, что удобнее использовать неименные корпоративные карты, он издает приказ об утверждении списка должностей, замещение которых дает право использовать неименные корпоративные карты для оплаты товаров и услуг от имени и в интересах компании. Образец приказа смотрите ниже.

    Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

    Ознакомьте сотрудников с положением под роспись

    Всех сотрудников, на которых выпущены именные карты и чьи должности перечислены в приказе, необходимо ознакомить под роспись с утвержденным положением о порядке использования корпоративных банковских карт или с тем локальным нормативным актом, в котором есть соответствующий раздел.

    Факт ознакомления можно зафиксировать на последнем листе положения или в отдельном документе (например, в ведомости или журнале).

    Хранение, выдача и возврат корпоративных карт

    Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, в компании должен быть налажен строгий контроль хранения и движения корпоративных карт.

    Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности.

    Как правило, неименные корпоративные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания — оплаты командировочных, представительских или других расходов.

    Документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить в положении о порядке использования корпоративных карт. Порядок может быть следующим:

    - сотрудник пишет заявление на выдачу неименной корпоративной карты с обоснованием цели предполагаемого расходования денежных средств;

    - уполномоченный руководитель визирует заявление работника и указывает лимит неименной карты. Образец оформления заявления приведен ниже.

    Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.

    Корпоративные карты выдаются на срок, определенный положением. Выдать карту на более долгий срок, отличающийся от указанного в положении компании, можно на основании распоряжении руководителя компании.

    Если сотрудник постоянно ездит в командировки, по отдельному распоряжению руководителя ему можно выдать корпоративную карту на более долгий срок.

    В случае пропуска срока возврата неименной корпоративной карты лицо, уполномоченное контролировать их движение, должно сообщить об этом главному бухгалтеру. Затем принимается решение о блокировке карты или ином решении вопроса с виновным подотчетным лицом.

    Журнал учета движения корпоративных карт

    Дату, срок, цель выдачи корпоративной карты, ее номер, лимит, должность и фамилию работника фиксируют в журнале регистрации приема и выдачи карт (журнале движения корпоративных банковских карт).

    Факты получения и возврата сотрудником корпоративной карты должны подтверждаться подписями в журнале подотчетного лица и работника бухгалтерии, который несет ответственность за их хранение.

    Образец ведения журнала смотрите ниже.

    Как отчитаться за потраченные деньги

    Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

    Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт. Он может быть установлен в рабочих днях со дня истечения срока, отведенного на исполнение поручения или возвращения из командировки.

    Можно использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .

    Также компания вправе разработать собственную форму отчета, учитывающую особенности, связанные с сочетанием расходования наличных и безналичных денежных средств (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).

    Обратите внимание своих подотчетных лиц на одну особенность составления авансового отчета по расходованию денежных средств с корпоративной карты.

    Квитанция, которую работник получает при снятии наличных в банкомате, сама по себе не может рассматриваться как документ, подтверждающий расходы работника.

    К авансовому отчету должны быть обязательно приложены чеки (другие документы), свидетельствующие о целевом расходовании снятых с карты наличных. Остаток неиспользованных наличных, снятых с карты, работник должен внести в кассу компании. Авансовый отчет работника должен утвердить руководитель компании.