Руководства, Инструкции, Бланки

деловое письмо образец напоминание

Рейтинг: 4.9/5.0 (383 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Деловое письмо образец напоминание

Письмо - напоминание

Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:

Напоминаем Вам…
Напоминаем о сроках выполнения…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Считаем необходимым обратить ваше внимание на…
Ставим Вас в известность, что…

Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:

Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки и просим в 10дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: "Вторично напоминаем, что…" или "Напоминаем вторично, что…"
Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату.
В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В противном случае мы не несем ответственности за…
В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.

Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Пример текста письма-напоминания

Напоминаем, что ваша организация ООО "Кладезь" (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб.
Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815.
При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона "О связи" узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС.
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны.
Время работы отдела расчетов за услуги связи:
рабочие дни, кроме пятницы, - с 8.30 до 17.30,
дежурный - с 17.30 до 19.00.
Пятница - с 8.30 до 16.15,
дежурный - с 16.15 до 19.00.
Суббота, дежурный - с 8.30 до 16.00.

Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.

Пример письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью "СТРОЙ-ТАУН"
Некрасовская ул. д. 8/10, Москва, 103031
Тел. (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33
E-mail: stroy@mtu-net.ru
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,
ИНН/КПП 77097033140/771002001
28.02.2007 № 02-13/56
На № _______ от ________
О выполнении условий договора
поставки от 11.12.2006 № 8/17

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт. предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев
315-44-98

деловое письмо образец напоминание:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Письмо-напоминание: образец и пример создания

    Письмо-напоминание

    Письмо-напоминание входит в число деловых писем. Оно составляется в случае уклонения компании-партнера от исполнения принятых на себя обязательств, нарушения законодательных норм или принятых ранее договоренностей.

    Предприятие, имеющее основание ожидать от делового партнера нарушения сроков исполнения договорных обязательств, может направить указанному партнеру письмо. в котором сделан акцент на приближение установленных сроков.

    Данный вид письма дает возможность организации-составителю избежать возможных проблем, связанных с нарушением сроков исполнения договора, либо ускорить решение этих проблем.

    Составление

    Указанное письмо-напоминание составляется на фирменном бланке организации-составителя и имеет следующую структуру:

    • дата составления документа и присвоенный ему регистрационный номер;
    • сведения об адресате (наименование компании и должностного лица, на имя которого составлено письмо);
    • обращение к адресату;
    • текст письма, в котором приведены ссылки на пункты документа, устанавливающего обязательства сторон по конкретной сделке; здесь же излагается просьба об исполнении вышеуказанных обязательств.

    При этом текст письма-напоминания строится из ряда шаблонных фраз, например, «Напоминаем Вам о…», «Настоятельно просим Вас…», «Обращаем Ваше внимание на…», «Мы вынуждены настаивать на…» или «Ставим Вас в известность…».

    В заключительной части письма автор может перечислить меры, которые будут предприняты в случае неисполнения адресатом взятых на себя обязательств. Как правило, любой договор уже содержит информацию о штрафных санкциях, причитающихся стороне, нарушившей договорные обязательства. Эти данные (со ссылкой на конкретный пункт договора или контракта) и следует указать в письме, либо привести ссылки на действующее законодательство.

    Ниже ставится подпись составителя письма, в качестве которого выступает руководитель компании или его заместитель, и контактная информация, позволяющая адресату быстро связаться с составителем в случае возникшей необходимости.

    Деловое письмо образец напоминание

    Как составляется письмо-напоминание

    Упростите работу с документами!

    • Образцы доверенностей и коммерческих предложений
    • Автоматическое заполнение типовых форм документов
    • Печать документов с изображением подписи и печати
    • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
    • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
    • Отправление документов по email прямо из системы

    Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

    Подключиться бесплатно к Класс365

    Даже в нашу эпоху электронной почты бумажные письма по-прежнему используются различными организациями для рассылки различных объявлений, счетов, поздравительных открыток и пр. У текстов рассылаемой корреспонденции может быть различный характер – они могут поздравлять с чем-то или выражать в чём-то упрёк, содержать радостные для получателя сведения или печальные.

    Периодически той или иной организации приходится отправлять другой письмо-напоминание, отсылаемое тогда, когда данная другая организация не выполняет какие-либо условия их совместной договорённости, взятые на себя обязательства или установленные законодательством правила. Ещё в письме-напоминании могут содержаться сведения о приближении сроков поставки товара или оплаты каких-либо услуг, если автор письменного напоминания опасается о возможном их нарушении. Письма-напоминания обычно печатаются и отсылаются тогда, когда отправителю не удалось дозвониться к адресату по телефону, встретиться с ним лично или же если правилами их деловых взаимоотношений предусмотрено исключительно письменное общение.

    В тексте письма с напоминанием может быть приведена ссылка на определённый документ, в котором излагаются обязательства обеих сторон. Также в письме подобного рода может содержаться дополнительная информация, которая разъясняет или уточняет позицию автора либо содержит какие-то новые сведения, неизвестные адресату. Также в напоминающих письмах может быть явное или завуалированное предупреждение о возможности применения некоторых санкций, если тот человек, которому адресовано письмо, не выполнит те или иные обязательства.

    Автоматизировать отправку писем-напоминаний с помощью Класс365 >>

    (Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

    Письмо-напоминание должно быть составлено тактично, не содержать категорических требований или угроз, его назначение – лишь напомнить адресату о соблюдении норм законодательства или каких-либо условий контракта.

    Данное письмо может быть напечатано на фирменном бланке предприятия или на обычном бумажном листе формата А4.

    Если в течение определённого срока на отосланное письмо-напоминание ответ получен не был, его можно отправить второй раз, добавив в текст уведомление об уже вторичном напоминании о просьбе выполнить взятые на себя обязательства. Если же и на второе письмо не последует ответа – возможно, стоит отослать адресату новое письменное сообщение, но уже не напоминающего, а предупредительного характера.

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденноподробнее>>

    Специальная программа для малого бизнеса

    Класс365 - онлайн программа для всех:

    • 50 актуальных бланков документов
    • Торговый и Складской учёт
    • CRM-система для работы с клиентами
    • Банк и Касса
    • Интеграция с интернет-магазинами
    • Встроенная почта и отправка SMS
    • Отчеты в один клик

    Посмотреть как работает Класс365
    Вход в демо-версию

    Образец письма-напоминания

    О Графике посещения курсов

    Обращаем Ваше внимание на то, что в соответствии с Программой обучения на 2007 год, высланной ранее, Вам необходимо было представить список работников, желающих пройти курсы повышения квалификации.

    При непредставлении списка в течение 2-х дней, Ваши работники не будут включены в График посещения курсов повышения квалификации в 2007 году.

    Директор личная подпись А. Кучербаев

    Письмо напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

    Ключевой фразой письма-напоминания является:

    «Вторично напоминаем Вам …»

    «Обращаем Ваше внимание на то, что …»

    «Ставим Вас в известность, что …»

    Текст письма-напоминания может состоять из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Или же письмо может содержать только непосредственное напоминание.

    В отдельных случаях в письме-напоминании может быть третья часть: предупреждение адресата о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

    «В случае не выполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции …»

    «В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия…»

    «В противном случае мы оставляем за собой право…» и т.д.

    Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или информирующую адресата.

    Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.

    Письмо-напоминание о выполнении обязательств образец

    Письмо-напоминание

    Организации в ходе своего сотрудничества ведут деловую переписку. Деловые и информационные письма различного назначения имеют важную роль, они позволяют документально зафиксировать переговоры между организациями.

    Письмо-напоминание — это информационное деловое письмо, которое содержит напоминание о каком-либо событии, мероприятии. Например, посредством такого письма можно напомнить о встрече, о наступлении срока оплаты, о любом другом событии, о выполнении обязательств. Конечно, напомнить можно и в устной форме, например, позвонив по телефону. Это значительно проще и быстрее. Но зафиксированные на бумаге слова позволят в нужны момент доказать совершение определенных действий, в данном случае письмо поможет доказать, что напоминание действительно было, адресат был уведомлен о наступлении какого-либо события.

    Обычно деловые письма оформляют на фирменном бланке, заверяют подписью исполнителя и ответственных лиц, регистрируют в журнале исходящей документации, после чего направляют адресату удобным способом. Часто используется Почта России, напоминание отправляют ценным письмом с уведомлением о вручении. Можно передать письмо лично в руки или направить через интернет.

    Другие образцы информационных писем:

    Как написать письмо-напоминание о выполнении обязательство по оплате долга?

    Письма датируют, указывают место оформления, прописывают контакты либо используют фирменный бланк.

    Текст письма об оплате задолженности строится следующим образом:

    • обращение к адресату (вежливо по имени отчеству, если они известны);
    • причина обращения;
    • напоминание об исполнении обязательств по оплате долга;
    • дата исполнения обязательств;
    • документы, подтверждающие возникновение задолженности;
    • сумма задолженности;
    • просьба исполнить взятые на себя обязательства;
    • штрафные санкции, которые могут быть применены при неисполнении обязательств;
    • подпись исполнителя документа.

    В ходе регистрации письма-напоминание в регистрационном журнале, ему присваивается номер, который указывают в качестве исходящего номера на бланке письма.

    Если письмо-напоминание передает лично в руки адресату, то нужно убедиться, что документ зарегистрирован в журнале входящей документации и отметка о регистрации проставлена на бланке письма. Только в этом случае можно быть уверенным, что письмо дошло до адресата.

    Письмо-напоминание о выполнении обязательств образец — скачать .

    Деловое письмо образец напоминание

    Письмо-напоминание

    Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

    Письмо-напоминание имеет следующую структуру:

    • ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
    • просьба выполнить условия контракта;
    • основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

    Основная цель написания письма-напоминания – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

    Напоминаем Вам…
    Ставим Вас в известность …
    Обращаем Ваше внимание…
    Считаем необходимым уведомить Вас…
    Убедительно/настоятельно просим…
    Требуем от Вас …
    Мы настаиваем…

    В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.

    Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

    Правильное обращение в деловом письме

    Отправляем знак свыше! или Как вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

    Деловое общение предполагает постоянное балансирование между тактичностью и настойчивостью, жесткостью и уважением к партнеру. Деловая переписка — это разновидность коммуникации и в то же время способ воздействия на партнера либо клиента.

    Нередко возникают такие вопросы: «Как поступить, если партнер не выполняет своих обязательств?», «Как напомнить о событии, которое важно для Вас, но при этом не показаться слишком навязчивым?»

    Этика делового общения позволяет сделать это с помощью письма-напоминания. В нем можно прямо и в ненавязчивой форме напомнить о невыполненном обещании или обязательстве, предупредить о последствиях их невыполнения, побудить адресата к действию.

    Поводов для написания напоминаний может быть много, и они могут быть как приятными, так и не очень. Чаще всего напоминают:

    • об устных договоренностях;
    • об обязательствах, прописанных в деловой документации (долге, сроках оплаты, сроках поставки и т.д.);
    • о событиях, в которых адресат должен принимать участие (выставки, ярмарки, совещания, конференции и прочие мероприятия);
    • об условиях, прописанных в деловой документации.

    Главной целью таких писем является информирование и напоминание, в некоторых случаях просьба, связанная с общими интересами. Конечно, нельзя говорить об универсальном шаблоне написания писем-напоминаний, но выделим наиболее характерные составляющие таких писем.

    1. Обращаемся к адресату.

    2. Озвучиваем проблему и ее последствия.

    3. Апеллируем к памяти адресата указанием даты, номера и названия. документа, в котором были прописаны обязательства сторон.

    4. Цитируем интересующие нас пункты.

    5. Напоминаем о сроках.

    6. Просим выполнить условия договора в указанные сроки.

    7. Информируем об основных последствиях, которые последуют за невыполнением обязательств.

    8. Напоминаем о хороших сторонах сотрудничества и выражаем надежды на устранение неприятного временного явления.

    9. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

    В зависимости от каждого конкретного случая какие-то пункты могут сокращаться или опускаться, но важно помнить о том, что адресату следует только напомнить условия, но ни в коем случае не угрожать, не запугивать, не уничтожать. Получив такое письмо, адресат должен вспомнить о своих обязательствах и захотеть не подвести своего делового партнера, заботящегося о соблюдении условий договора и благополучии компаньона.

    При написании напоминаний язык делового письма предлагает такие шаблонные фразы:

    Ставим Вас в известность …

    Обращаем Ваше внимание…

    Считаем необходимым напомнить Вам…

    Считаем необходимым уведомить Вас…

    На практике случается так, что приходится напоминать о чем-то не один, а несколько раз. В таких случаях уместно употреблять более жесткие формулировки:

    Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Это придает письму более официальный тон и располагает к серьезному и ответственному диалогу. Кроме того, письмо-напоминание, выполненное на фирменном бланке организации, может быть и юридическим документом — «Мы же напомнили Вам, даже если вы забыли, а потом пеняйте на себя».

    Будьте доброжелательны к адресату, относитесь с пониманием к его обстоятельствам, уважайте его, тогда и адресат будет относиться к вам так же.

    Удачи Вам и исполнительных партнеров и компаньонов!

    Образцы деловых писем

    / образцы деловых писем Образцы деловой переписки Письмо-поздравление

    Письмо-напоминание

    Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помо­щью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о не­обходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении приня­тых решений, договоренностей и указания мер, которые будут пред­приняты в случае их невыполнения.

    Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

    Администрация Самарской области

    Главное управление образования

    443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106

    Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением об­разования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп­равление образования не будет.

    Информационное письмо

    К информационным письмам относятся письма-извещения, пись­ма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объе­ме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только ин­формирование адресата является целью данного вида корреспонденции.

    Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.

    Администрация Самарской области

    443010, г.Самара, ул.Фрунзе, 106

    7 августа 1995г.

    Вх. № 3от 8.08.95 г.

    Копия: Начальнику комитета

    по экономике и финансам

    Уважаемый Вячеслав Викторович!

    Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (рас­поряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94 г.) Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования:

    1. Буквари по системе Занкова

    Письмо-приглашение

    Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых кон­тактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физи­ческого лица), представляющего ту или иную организацию. При необ­ходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Сис­тема факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения кор­респонденции.

    институт по нормализации

    Письмо-извинение